HYKSin yksityissairaalan verkkopalvelu-uudistuksessa haettiin asiakaslähtöisyyttä ja dynaamisuutta. Asiakkaalle tärkeitä asioita olivat myös ylläpidon helppous ja nykyaikainen palvelualusta, joka vastaa eri päätelaitteiden vaatimuksia. Ne myös saatiin, kun yhteistyökumppanina toimi Aucor Oy.

– Uudistusprojektilla oli kiire, joten projektiin haluttiin kokenut ja ehdottoman ammattitaitoinen kumppani, joka pystyy toteuttamaan sivut suoraviivaisesti ja nopeasti, sanoo HYKSin markkinointipäällikkö Pia Koivu.

HYKSin käytti kilpailutuksesta alkaen apunaan alan konsulttia, joka pystyi haarukoimaan osaajat ja ohjaamaan projektia oikeaan suuntaan.

– Kilpailutimme kolme toimittajaa. Meillä itsellämme ei ollut aikaa eikä riittävää osaamista potentiaalisten toimittajien kilpailutukseen, joten konsultin käyttäminen oli hyvä ratkaisu. Vältimme turhat kierrokset heti alussa, Koivu selventää.

Myös Aucorin näkökulmasta asiakkaan oma konsultti helpotti ison projektin toteuttamista.

Suunnitteluvaihe on verkkosivuprojektien kulmakivi, johon kannattaa satsata. On tärkeää, että asiakkaalla ja sivuston toteuttajalla on sama näkemys siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Asiakas linjaa tässä vaiheessa projektin tavoitteet. HYKSin tarjoaa HUS:n palveluja yksityispotilaille ja sivustolla on kaksi päätavoitetta: saatavilla olevista palveluista kertominen sekä asiantuntijoiden esittelyt.

– Yliopistosairaala on iso organisaatio, ja haasteenamme oli saada sivustostamme helposti lähestyttävä. Tämän takia toimme esiin ihmiset palveluiden takana eli nostimme esiin asiakaspalvelumme ja niiden ammattilaisten kasvot, jotka hoitavat potilaitamme. Yleiskuvissakin esiintyy oma henkilöstömme, Koivu kertoo.

Aucorilla kiinnitettiin erityisesti huomiota sivuston sisällön jäsentelyyn ja hakukoneeseen, jolla eri asiantuntijat löytyvät helposti sekä siihen, että sivujen toiminnallisuudessa huomioidaan aina ensisijaisesti loppukäyttäjät.

Suunnitteluvaiheessa mietitään myös toiminnallisuudet ja sisällöntuotantoasiat, joihin kuuluvat muun muassa graafiset elementit sekä sisältötekstien ideoiminen ja kirjoittaminen. HYKSin yksityissairaalan tekstit tehtiin itse ja niihin panostettiin jo vanhoilla sivuilla, jotta työmäärä ei tulisi kerralla liian suureksi. Noin puolet sisällöstä oli olemassa, kun projekti starttasi, Koivu kertoo.

– Keskeiset tekstiosiot toteutettiin vanhoille sivuille, joilta ne sitten siirrettiin uusille. Tekstin määrä on valtava kieliversioineen. Tekstiä kehitetään edelleen ”step by step” eri kieliversioissa, joita ovat englanti, ruotsi ja venäjä. Suomen- ja ruotsinkieliset sivut ovat sisällöltään samanlaiset ja painotus on hieman erilainen kuin englannin- ja venäjänkielisillä sivuilla.

– Meillä on mainostoimiston tekemät hyvät graafiset linjaukset, joita hyödynnettiin sivujen ulkoasussa. Emme tarvinneet lopulta mainostoimistoa sivujen visuaaliseen suunnitteluun, sillä Aucorilta tuli niin hyvää osaamista siinäkin asiassa ja ulkoasun suunnittelu meni kerrasta putkeen, Koivu kiittelee.

HYKSin näkökulmasta yhteistyö Aucorin kanssa sujui mallikkaasti joka vaiheessa.

– Ehkä täällä omassa päässä meillä oli hieman aikapulaa, mutta kohtuullisen täsmällisesti pääsimme maaliin. Lisähaasteena oli se, että projekti käynnistettiin kesän alla. Sivusto oli silti jo syyskuussa kunnossa ja etenimme hienosti aikataulussa, Koivu sanoo.

– Aucorin kaverit ovat ammattilaisia ja suhtautuivat coolisti siinäkin vaiheessa, kun meitä itseämme alkoi jokin asia arvelluttamaan, hän lisää.

Koivu kiittelee myös projektityökalu Basecampia, jolla kokonaisuutta hallittiin. Tieto kulki hyvin kaikkien osapuolten kesken ja työkalu on osapuolten välillä käytössä edelleen.

– Basecampia tarvitaan edelleen ”jälkihoitoon”. Se toimii hienosti ja olen saanut aina vastauksen nopeasti kysymyksiini, Koivu sanoo.

– Alustassa on paljon sellaista automatiikkaa, jolla toiminnot tapahtuvat itsekseen. Ennen sivuston ylläpito oli todella työlästä ja vaikeaa, nyt muutokset on helppo tehdä. Meillä muutama henkilö vastaa sivuston ylläpidosta ja heidän kouluttamisensa oli helppoa.

– Sivusto ei ole koskaan täysin valmis, vaan se on jatkuva työkenttä. Tästä on kiva lähteä jatkokehittämään ja lisäämään uusiakin toiminnallisuuksia, Koivu lisää.

Tutustu HYKSin-verkkopalveluun osoitteessa hyksin.com