wordpress_ja_excel

Yrityksissä ja organisaatioissa rakastetaan Exceliä. Jos Exceliin ei suhtauduta intohimolla, se on toiminnassa useimmiten vähintään välttämätön paha. Käytän tässä artikkelissa Exceliä yleisnimenä kaikista taulukkolaskentasovelluksista. Käytössäsi voi olla siis esimerkiksi Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers tai LibreOffice.

Exceliä ja WordPressiä voidaan haluta käyttää yhdessä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Lisätään Excelillä luotu taulukko WordPress-sivustolle
  • Siirretään Excelissä määritettyä sisältöä WordPressiin sisällöksi (esim. tuotteet, henkilöstö tai toimipaikat)
  • Siirretään WordPressillä luotua sisältöä tai tilastoja Exceliin

Tieto liikkuu Excelin ja WordPressin välillä CSV-muotoisessa tiedostossa. CSV tulee sanoista Comma Separated Values eli pilkuilla erotetut arvot. Käytännössä tämä siis tarkoittaa sitä, että Excelistä siirtyy pelkät arvot ilman kaavoja, tyylejä ja asetteluja. CSV-tiedostossa siirtyy siis vain sarakkeiden nimet sekä rivien arvot. CSV-muotoista tietoa tuottavat myös monet sovellukset, julkaisujärjestelmät ja tietokannat.

Excel-taulukoiden esittäminen WordPressissä

Taulukoiden siirrossa WordPressiin voidaan kopioida ja liittää taulukko suoraan sisällön sekaan tai tuoda taulukko tiedostona, jolloin se on sisällönhallintajärjestelmän hallittavissa. Ensimmäisessä tapauksessa voit yksinkertaisesta maalata taulukon Excelissä ja kopioida sen, siirtyä WordPressiin ja liittää taulukon sisällön sekaan. WordPress ei oletuksena sisällä työkaluja taulukon hallintaan, mutta saatavilla on muutamia lisäosia (kuten MCE Table Buttons), jotka tuovat perustyökalut taulukon hallintaan. Itse taulukon sisältöä pystyy muokkaamaan suoraan WordPressissä.

Toisinaan suoraan kopioiminen ei riitä. Sama taulukko saatetaan haluta esittää monessa paikassa ja taulukon suoraan kopioiminen pakottaisi tekemään muutokset moneen kertaan eri paikkoihin, mikä on turhaa käsityötä. Excelin taulukoita voidaan tallentaa WordPressiin omaksi sisältötyypikseen, jolloin taulukko voidaan upottaa moneen paikkaan, mutta sen hallinta tapahtuu keskitetysti. Lisäosan avulla muutokset taulukkoon voidaan tehdä myöhemmin Excelillä ja tuotu taulukko voidaan korvata uudella CSV-tiedostolla. Tämä toiminnallisuus saadaan esimerkiksi TablePress-lisäosalla.

Excel-taulukot apuna sisällönsiirrossa

Excel voi olla hyödyksi sisällönsiirrossa silloin kun suuri määrä sisältöä pitää tuoda WordPress-sivustolle. Siirrettävä sisältö voi olla peräisin esimerkiksi vanhasta julkaisujärjestelmästä, yrityksen tietokannasta tai CRM-järjestelmästä. Käyttämällä CSV-tiedostoa sisällönsiirrossa säästetään aikaa ja vältetään huolimattomuusvirheitä, jotka tulevat manuaalisesta siirrosta. Sisällönsiirtotoiminnallisuus saadaan esimerkiksi WP All Import -lisäosalla.

Siirrettäessä sisältöä pitää kiinnittää huomiota tiedon laatuun. Siirrettävä tieto tulee suunnitella ja puhdistaa käyttötarkoituksen mukaiseksi. Esimerkiksi eri julkaisujärjestelmästä tuotava sisältö saattaa sisältää paljon tarpeetonta tietoa ja jotain tarpeellista voi puuttua. Nämä puutteet kannattaa huomioida suunniteltaessa siirtoa, jolloin monet virheet voidaan hoitaa automaattisesti siirrossa. Sisällönsiirrossa apunasi on WordPress-asiantuntija, joka osaa ohjeistaa missä muodossa ja mitä tietoa tarvitaan.

Tietoa WordPressistä Exceliin

WordPressistä voidaan tuoda CSV-muodossa tietoa, jota voidaan käsitellä Excelillä tai viedä toiseen järjestelmään, joka hyväksyy CSV-tiedostoja. Voit esimerkiksi kerätä palautelomakkeen vastaukset Exceliin tai poimia kilpailuun osallistuneet henkilöt uutiskirjesovellukseen. Eräät lisäosat tarjoavat esimerkiksi tilastoja ladattavaksi CSV-tiedostona, jolloin voit tehdä kerätystä datasta helposti visuaalisia esityksiä Excelissä. WordPressiin voidaan rakentaa räätälöityjä CSV-näkymiä.

Yhteenveto

Taulukkolaskentasovellusten ja WordPressin välillä ei ole täysin ongelmatonta yhteistyötä, sillä niissä tietoa tallennetaan eri tarkoituksiin. CSV-tiedostot ovat tietojen siirtämisen välikappale, jossa siirtyy vain taulukon arvot. Exceliä voidaan hyödyntää sekä taulukoiden siirtämiseen että sisällönsiirtoon. Excelin kanssa luontevinta on toimia aina CSV-välivaiheen kautta, mutta myös automaattisesti ja säännöllisesti toistuva yhteys on mahdollinen ainakin sisällönsiirrossa.