WordCamp Turku kokosi Suomen WordPress-kehittäjät ja -käyttäjät samaan konferenssiin. Tämä oli Suomen viides WordCamp ja se oli edeltäjiensä tapaan loppuunmyyty. Nyt kun tapahtuma on ohi, voin pääjärjestäjänä paljastaa, mitä kaikkea WordCampin järjestäminen sisältää.

Disclaimer: Tämä on lyhyt tarina WordCamp Turun synnystä omasta näkökulmastani. Unohdan varmasti kertoa joitain oleellisia vaiheita ja tekstistä ei välity se valtava työ, mitä koko järjestäjätiimi teki tapahtuman eteen. Tapahtumaa ei olisi ollut ilman koko tiimin apua.

Milloin te järjestätte WordCampin Turussa?

Aika: kaksi vuotta ennen tapahtumaa.

WordCampin järjestäminen vaatii luvan viralliselta taholta, WordCamp Centralilta. Pohjavaatimuksena kaupungista pitää löytyä aktiivisesti kokoontuva WordPress Meetup -ryhmä. Esimerkiksi Rovaniemelle ei siis saada WordCampia ennen Meetupeja.

Turun WordCampia ehdotettiin jo vuonna 2016, kun mietittiin tulevia WordCampeja Suomessa. Meetup-kaupungeista Tampereella ja Helsingissä oli pidetty tapahtuma jo aiemmin, jolloin Jyväskylä ja Turku olivat listassa seuraavina. Pääjärjestäjän vastuu oli kuitenkin tuossa vaiheessa liikaa, koska en ollut koskaan ollut WordCampin järjestäjätiimissä tai vapaaehtoisena.

Seuraava WordCamp päädyttiin silloin pitämään Helsingissä nimellä WordCamp Helsinki 2017. Minä ja Timi Wahalahti olimme mukana järjestäjätiimissä valmistautumassa WordCampin järjestämiseen Turussa ja Jyväskylässä.

WordCamp Helsingissä olin mm. rekisteröintipisteellä ottamassa vieraita vastaan.

WordCamp Helsingin jälkeen omassa kalenterissani odotti toisen suuren tapahtuman järjestäminen, omat häät. Seuraavan WordCampin järjestysvastuun otti siis haltuunsa Timi, joka alkoi valmistella WordCamp Jyväskylää.

Pidetään WordCamp laivalla!

Aika: vuosi ennen tapahtumaa.

Loppuvuodesta 2017 häät oli juhlittu ja häämatkalta palattu. Jos Turussa haluttaisiin WordCamp vielä seuraavana vuonna, suunnittelu pitäisi aloittaa nyt. WordCampin järjestäminen aloitetaan nimittäin usein 9–12 kuukautta ennen tapahtumaa.

Ideoimme aiheita ja tapahtumaa eräässä Turun Meetupissa. Lennokkaimpia ideoita olivat:

  • WordCamp Turku-Maarianhaminan risteilyllä
  • WordCamp jokilaivalla
  • WordCamp saunassa
  • WordCamp Turun linnassa
  • WordCamp Logomon suurimmassa salissa (yli 2000 istumapaikkaa)

WordCamp Jyväskylän kohderyhmän rajaaminen kehittäjille vaikutti mielenkiintoiselta. Emme kuitenkaan halunneet käyttää heti samaa rajausta, emmekä millään keksineet hyvää teemaa. Verkkokauppa oli eräs vaihtoehto, mutta ajatus koko päivän WooCommerce-paasauksesta tuntui raskaalta. Teemaksi valikoitui siis vanha tuttu ”jotain jokaiselle”.

Mitenköhän WLAN toimisi Maarianhaminan risteilyllä?

Saataisiinko me järjestää WordCamp?

Aika: yhdeksän kuukautta ennen tapahtumaa.

Ennen WordCamp-anomusta piti kasata järjestäjätiimi, valita tapahtumapaikka ja laatia alustava budjetti. Otin yhteyttä Turun alueen aktiivisiin WordPress-toimistoihin ja Meetupin aktiiveihin ja kysyin kiinnostusta tulla järjestämään tapahtumaa. Kaikista yrityksistä ei saatu järjestäjiä ja pari kiinnostunutta joutui perumaan jo heti alkuvaiheessa. Alkukankeuksista huolimatta tiimi saatiin silti kasaan.

WordCampin järjestäminen kesti niin pitkään, että kaksi järjestäjätiimin jäsenistä ehti vaihtaa alaa kesken kaiken. Pieni järjestäjätiimimme selvisi silti hienosti.

WordCampeissa budjettia ei voi laatia ihan puhtaalta pöydältä. Lippujen hintakattona on normaalisti 20 € (meille erillisellä luvalla 25 €). Sponsoreiden määrä ei ole rajaton ja osa on suoraan WordCamp Centralin globaaleita partnereita kuten WooCommerce ja Bluehost. Tulee siis väkisinkin rajoitteita paljonko rahaa on käytettävissä jokaista vierailijaa kohden.

Monien tapahtumapaikkojen hinnastoa tutkiessa huomattiin, ettei lipun hinta riitä usein edes vierailijan omiin ruokiin. Vaikka sponsorit kattavat paljon kustannuksia, monet paikat ovat yksinkertaisesti liian kalliita WordCampeille.

Tapahtumapaikan löytäminen olikin hankalaa. Yksi rajoite tapahtumapaikalle oli sijainti. Suuri osa saapuisi paikalle toisilta paikkakunnilta, joten juna- ja bussiaseman pitäisi olla kävelymatkan päässä. Tapahtumapaikalta kaivattiin myös koko täysihoitoa tiloista ruokailuun. Näillä rajoitteilla vaihtoehdot karsiutuivat lopulta kahteen: Panimoravintola Koulu keskustassa ja Radisson Blu -hotelli jokirannassa.

Tältä Panimoravintola Koulu näytti tutustumiskäynnillä.

Kävimme molemmissa tutustumassa ja kuulemassa hinta-arvioita. Radisson Blu olisi tarjonnut hienon näköalan Aurajoelle ja Koulua paremmat A/V-välineet, mutta hinta oli kovempi eikä tapahtuman vieraita olisi saanut eristettyä fiksusti hotellin asiakkaista.

Panimoravintola Koulu oli meille entuudestaan tuttu ja myös merkityksellisempi, koska sen alakerrassa järjestetään jo kuukausittaiset Meetupit. Koulua puolsi sekin, että afterparty onnistuisi Koulun alakerrassa, samassa tilassa kuin Meetupit. Heikkoutena oli pienehkö valkokangas ja todennäköinen ahtaus yleisössä. Mutta meille luvattiin varata koko yläkerta, jolloin ainakin ulkopuoliset saatiin pidettyä poissa tiloista tapahtuman aikana.

Panimoravintola Koulu oli siis helppo valinta. Radisson Blu olisi ollut varmasti myös mainio, jos meillä olisi ollut hiukan suurempi budjetti.

Meillä olisi tällainen tapahtuma…

Aika: kahdeksan kuukautta ennen tapahtumaa.

Kun järjestäjätiimi oli koossa, tapahtumapaikka valittu ja budjetti laadittu, voitiin aloittaa lupaprosessi. Käytännössä täytin verkossa olevan lomakkeen ja meillä oli Google Hangouts -tapaaminen WordCamp Centralin henkilön kanssa. Ennen kuin tapahtuman saa julkistaa, tarvitaan hyväksytty budjetti ja sopimus tapahtumapaikan kanssa. Tästä johtuu ulkopuolelle näkyvä salamyhkäisyys WordCampin valmistelussa.

Tapahtuman julkistus haluttiin tehdä WordCamp Jyväskylän loppuyllätyksenä. Lupaprosessi oli aivan viimemetreillä ennen tapahtumaa ja saimme erikoisluvan julkistaa tapahtuman, vaikka tapahtumapaikan sopimus ei ollut vielä valmis. Julkistuksen aikaan meillä oli yksinkertaiset verkkosivut (web developerina toimi Jukka Rautanen), Twitter-tili (PR-vastaavana toimi Anttoni Lahtinen) sekä yksi dia tapahtuman loppupuheessa.

Kun tiimistä ei löytynyt innokkaita graafikoita, päädyin itse meidän graafiseksi suunnittelijaksi. Vanhana freelancerina olen tietysti sotkeutunut myös verkkosivujen, logojen, esitteiden, kylttien ja käyntikorttien suunnitteluun. Nyt sain rakentaa koko visuaalisen identiteetin parhaalla palkalla – näkyvyydellä.

WordCamp Turku tarvitsi ainakin seuraavia asioita ilmeeseensä:

  • Värit (hyödynnettiin Turun lipun värejä)
  • Fontit (käytettiin Suomen virallista fonttia, Finlandicaa, aina kun mahdollista)
  • Logo
  • Wapuu-maskotti
  • Taustakuva (löysin vanhan Föriltä ottamani kuvan Aurajoesta)

Logoon haluttiin esiin Turkua. Järjestäjätiimin Laura Karilla oli vektorigrafiikkaa Turun maamerkeistä, joista hän rakensi ensimmäisen logoehdotuksen. Jalostin tätä ideaa eteenpäin ja lisäsin lopuksi kruunun logon päähän, sillä onhan Turussa linna. Vaihtoehtoisia ideoita logolle ei juuri ollut. Olen yhden idean graafikko.

Turun Wapuu-maskottimme sai myös turkulaiset vermeet. Kysyimme ensin Turun kaupungilta lupaa käyttää Turun vaakunaa Wapuun syleilyssä, mikä ei käynyt, koska vaakuna on varattu kaupungin käyttöön. Kysyimme sen jälkeen vaihtoehtoa käyttää Turun lippua. Se olikin yllättäen sallittua ja niinpä Wapuu halailee Turun lippua. Wapuu sai päähänsä ylioppilaslakin, koska Turku on vilkas yliopistokaupunki ja täällä on valtavat vappukemut.

Mitä Turussa tehdään toisin?

Aika: seitsemän kuukautta ennen tapahtumaa.

Suomessa on käytännössä vain yksi iso WordPress-yhteisö. Tunsin kaikki edeltävien WordCampien järjestäjät yhteisön kautta, joten apua kysymyksiin sai helposti. Materiaalit ja käytännöt periytyvät WordCampista toiseen. Kävijöille se näkyy tuttuina perinteinä ja järjestäjille valmiina Google Sheetseinä.

Kun meillä ei ollut selkeää mielipidettä esimerkiksi puhujavalinnasta, pystyimme käyttämään aivan samaa menetelmää kuin aiemmissa WordCampeissa. Tietysti löytyy myös virallinen WordCamp-järjestäjän käsikirja, joka kertoo mitä kaikkea pitää tehdä ja milloin. Valmis polku WordCampin järjestämiseen on siis olemassa.

Tapahtumien t-paidat ovat siistejä, mutta totesimme niiden yleensä jäävän kaapin perälle.

Meidän täytyi päättää mitä asioita haluamme tehdä eri tavalla kuin ennen. Tapahtumasta tuli Helsinkiä huomattavasti pienempi tapahtumapaikan rajoitteiden vuoksi sekä meitä pelotti myös moniko jaksaisi matkustaa Turkuun. Huoli osoittautui lopulta turhaksi kun noin 80 % vieraista oli loppukyselyn mukaan Turun ulkopuolelta.

Uutena elementtinä halusimme tuoda paneelikeskustelut Suomen WordCampeihin. Järjestäjätiimin piti ottaa paneelikeskustelu haltuun aiheen puolesta, jotta puhujahaussa olisi mahdollista hakea keskustelemaan juuri tietystä aiheesta. Aiheen valinta oli vaikeaa, kun halusimme sen tarjoavan jotain niin kehittäjille, toimitusjohtajille kuin käyttäjille. Tämä “jotain jokaiselle” -lähestyminen kostautui itse keskustelussa, kun kysymykset olivat lopulta pintapuolisia, eivätkä panelistit päässeet kovin syvälliseen keskuteluun.

WordCampin aikana on yllättävän vähän aikaa tavata ihmisiä ja vaihtaa kuulumisia. Rupattelu jääkin suureksi osaksi afterpartylle, jossa aiemmin ongelmana on ollut liian kovaääninen musiikki, jonka yli joutuu huutamaan. Halusimme tehdä afterpartysta rennomman ja taustahälyltään hiljaisemman. Tähän tarkoitukseen Meetup-tilamme eli Panimoravintola Koulun Historian luokka on mainio. Tila on täynnä sohvia ja musiikki on korkeintaankin hiljaista.

Lippuja, sponsoreita ja puhujia

Aika: viisi kuukautta ennen tapahtumaa.

Kuin yhdessä ryppäässä muistin, että nyt pitäisi edistää lipunmyyntiä, sponsorien hakua ja puhujahakua. Normaalissa tapahtumassa puhujat olisivat tiedossa ja julkaistu ennen lipunmyyntiä. Mutta tämä ei ole normaali tapahtuma, vaan WordCamp.

Ensin aloitettiin puhujahaku, joka oli avoinna pari kuukautta. Sitä piti venyttää elokuun alkuun, jotta kesälomalta palaavat ehtivät vielä hakea – ja viimeisenä päivänä hakemuksia tulikin runsaasti. Sponsorihaku oli heti puhujahaun avaamisen jälkeen ja kaikki sponsoripaikat oli myyty kuudessa minuutissa. Kaikille halukkaille ei riittänyt sponsoroitavaa. Tämä on eräs Suomen WordCampien omituinen ongelma kun paikkoja on paljon vähemmän kuin halukkaita sponsoreita.

Sponsorit saavat tapahtumaan oman tarranjakopisteensä.

Ennen kesälomakautta myytiin liput. Tämä tapahtui Centralin meille myöntämän sivuston kautta. Sivusto on teknisesti WordCamp-sivuston alasivusto, jossa meillä on käytössä tietyt teemat ja tietyt lisäosat. Esimerkiksi lipunmyynti on sisäänrakennettu ominaisuus, jossa järjestäjän tehtäväksi jää syöttää liput järjestelmään ja rukoilla systeemin toimivan, kun lipunmyynti alkaa.

PayPalin jumalat olivat meille suopeita ja lipunmyynti toimi oikein. Normaalit liput menivätkin kaikki ensimmäisen päivän aikana ja mikrosponsoripaikat seuraavana päivänä. Tapahtuma oli siis loppuunmyyty ennen kuin yksikään puhuja oli julkistettu. Mikään tapahtumajärjestäjän opas ei varmasti neuvoisi myymään lippuja näin, mutta tähän tapahtumaan eivät minkä tahansa tapahtuman lait päde.

Viikkopalaverista päivää

Aika: neljä kuukautta ennen tapahtumaa.

WordCampin järjestäminen etenee viikkopalavereissa, joita pidetään enemmän tai vähemmän säännöllisesti joka viikko. Tämä ei ole mikään virallinen vaatimus, vaan käytäntö Suomen WordCampeissa. Viikkopalaverit olivat normaalin työpäivän päätteeksi klo 16:00, sillä kaikilla on työaikana muuta tekemistä.

Eräs suuri haaste järjestämisessä onkin se, että meille kenellekään järjestäminen ei ole tärkein prioriteetti. Kuukausien päässä oleva tapahtuma näyttää kaukaiselta ja siihen liittyvät velvollisuudet hautautuvat helposti kiireellisempien asioiden jalkoihin. Pääjärjestäjänä on pakko tuijottaa valmista aikataulumallia ja hokea itselleen, että asioita pitää edistää nyt heti.

Ollaankohan me unohdettu jotain?

Aika: kuukausi ennen tapahtumaa.

Kaiken aikaa mielessä painaa pieni huoli siitä, että jotain on unohtunut. Tärkeimmät asiat löytyvät onneksi valmiiksi Google Sheetsissä, jonka Central on tarjonnut suunnittelun pohjaksi. Silti pieniä muistettavia asioita tulee jatkuvasti mieleen kuten “etsi langattoman verkon salasana” ja “pakkaa teippiä ja sakset rekisteröintipisteelle”.

WordPress-rollup ei unohtunut. Se on kiertänyt jo ainakin kolmen kaupungin WordCampissa.

Lopulta jotain unohtuu aina. Unohdin esimerkiksi tarkistaa, milloin kahvia tarjoillaan ja vasta tapahtumapäivänä paljastui, että eräällä tauolla kahvia ei saanut lainkaan. Saatoin myös antaa puhujille lisäaikaa diojen toimitukseen, kun unohdin muistuttaa deadlinen lähestyvän.

Tärkeimmistä asioista meillä oli taas omat Google Sheetsit (huomaatko toistuvan teeman…). WordCampin järjestäminen tuntuikin välillä olevan pelkkää erilaisten Google Sheets -taulukoiden luomista, lukemista tai pävittämistä. Niiden avulla mitään aivan kriittistä ei unohtunut.

Viimeinen ilta

Aika: päivä ennen tapahtumaa.

Kävelin Kauppatorin reunaa kohti tapahtumapaikkaa. Havahduin siihen, miten Kauppatori oli kaivettu auki ja Turun keskusta oli yksi suuri rakennustyömaa. Pian tapahtumavieraat saapuisivat tänne katsomaan Turkua. Totesin, että tätä oli liian myöhäistä murehtia nyt.

Viimeisenä iltana osa sponsoreista toi tavaroitaan valmiiksi Koululle. Emme päässeet valmistelemaan itse esitystilaa, kun siellä oli jokin toinen tapahtuma sinä iltana. Jätimme tavarat valmiiksi, viimeistelimme vuorolistat ja järjestimme nimikyltit. Enää ei ehtinyt muuta kuin murehtia ja nukkua.

Tapahtumapäivä

Aika: 28.9.2918

Päivä alkoi jo seitsemältä, kun järjestäjät pääsivät sisään Kouluun. Meillä oli tunti aikaa laittaa paikat valmiiksi ennen vieraiden tuloa. Koulun väki oli toki tehnyt valtaosan työstä asettelemalla esimerkiksi tuolirivit ja sponsoripöydät paikalleen.

Aamupaniikkiin kuului esimerkiksi videotykin virittäminen, kun tykin HDMI-johto hädin tuskin ylsi puhujapaikalle. Mikeistä ei meinannut kuulua mitään ääntä. Läppäri siirtyi jatkuvasti mystisiin virransäästötiloihin. Jotenkin kaikki saatiin silti toimimaan ennen vieraiden saapumista saliin.

Rekisteröintipisteellä täytyi olla joku paikalla koko päivän ajan.

Pääjärjestäjänä oma tehtäväni oli toivottaa kaikki tervetulleiksi ja kertoa muutama sana päivän kulusta. Tiesin etukäteen melko tarkasti, mitä pitäisi sanoa, enkä kirjoittanut alkudiojen lisäksi mitään ylös. Kun lopulta mikki työnnettiin käteen, katosi ehkä puolet ajatuksista heti.

Muuten oma päiväni oli melko helppo. Kiertelin tarkistamassa, että kaikki on kunnossa ja autoin videotykin kanssa. Mitään virallista tehtävää minulle ei kiinnitetty, jotta pystyin tarvittaessa säntäilemään paikasta toiseen.

Päivä meni mieletöntä tahtia. En tajunnut ottaa koko päivänä yhtään kuvaa tai lukea yhtään twiittausta.

Viimeisellä tauolla Marco Martins tuli pyytämään, että lisäisin yhden sliden loppudioihin. Tämä oli vaatimaton toive saada julkistaa WordCamp Nordic 2019. Pääsin siis tekemään saman julkistustempun kuin WordCamp Turun kanssa.

Loppusanojen jälkeen laitoimme tavarat kasaan ja menimme Ravintola Auneen järjestäjien ja puhujien päivälliselle. Sen jälkeen vuorossa oli enää silkkaa ilonpitoa. Afterpartyillä oli sopivasti juuri Historian luokallinen väkeä. Suuri osa joutui valitettavasti lähtemään jo ennen afterpartya huonojen juna- tai bussiyhteyksien vuoksi.

Historian luokan sohvaryhmillä istuessa ehdin vihdoin vaihtaa kuulumisia ja tutustua uusiin tyyppeihin. Koska osa porukasta oli jo kotimatkalla, meille muille riitti reilusti juomalippuja. Keskiyön jälkeen väsymys sai viimein kiinni tapahtumajärjestäjän ja lähdin kotiin nukkumaan. Afterparty jatkui ilmeisen riehakkaasti.

No miltä nyt tuntuu?

Aika: kuukausi tapahtuman jälkeen

WordCampin järjestäminen oli kieltämättä raskas tehtävä, mutta samalla kovin hieno ja opettava. Se vei paljon aikaa, vaivaa ja energiaa, mutta toi myös suurta iloa – on aina ilo antaa jotain takaisin WordPress-yhteisölle. Saimme myös paljon positiivista palautetta.

Arvostan entistä enemmän kaikkia aiempien WordCampien järjestäjiä. Urakka on valtava ja täysin itse valittu. Suurin osa tästä työstä jää kävijöiltä piiloon. Toivottavasti tämä kirjoitus avasi hiukan järjestäjien arkea.

Kiitokset siis vielä kerran koko järjestäjätiimille: Lauralle, Anttonille, Jukalle, Samille ja Timolle sekä kaikille vapaaehtoisille. Kiitokset Timille mentoroinnista ja viisaista neuvoista. Kiitoksia kaikille puhujille mahtavista esityksistä. Kiitokset sponsoreille tuesta. Kiitokset kaikille kävijöille – te teette tapahtumasta lopulta oikean WordCampin.

No milloin sitten järjestetään uusi WordCamp Turussa?

Jutellaan siitä joskus toiste. 😉