Yritys tarvitsee uudet verkkosivut. Laitetaan kaikki uusiksi ja kerralla kuntoon. Puhtaalta pöydältä. Joku onnekas saa vetovastuun projektista, keksii listan vaatimuksia ja lähettää alan yrityksille tarjouspyynnön. Tarjousten vertailussa päädytään halvimpaan ratkaisuun.

Projekti etenee ihan hyvin, mutta viimeistely jää kesken kun toteuttaja oli alimitoittanut aikatauluarvionsa. Uutena toimijana toteuttaja himoitsi myös nimekästä merkintää portfolioonsa vaikka osaaminen ei aivan riittänyt vaatimuksiin. Sivusto saatiin kuitenkin pystyyn ja yrityksessä voidaan nyt juhlia projektin onnistumista.

Hiljalleen uudesta sivustosta alkaa paljastua puutteita – kävijät eivät löydä etsimäänsä tietoa, myyntitunneli ei vedä ja sivusto on kankea älypuhelimella. Sivuston toteuttaja on jo muiden projektien kimpussa ja on päättänyt rahastaa projektista kärsimänsä tappion kunnolla lisätöillä. Muutoksia lykätään ja lopulta ne unohtuvat.

Sisältö uusittiin täysin uudelle sivustolle. Projektin vastuuhenkilö koulutettiin sisällönhallintajärjestelmän käyttöön. Muut tehtävät vievät kuitenkin aikaa verkkosivujen päivittämiseltä ja lopulta henkilö vaihtaa työpaikkaa. Verkkosivujen päivitys unohtuu ilman vastuuhenkilöä ja käyttökoulutusta. Sisältö vanhenee hiljalleen.

Viimeisenä naulana arkkuun toimitusjohtaja saa eräänä päivänä sähköpostiinsa viestin – joka kävi ensin kiertämässä yrityksestä lähteneen henkilön mailissa – jossa kerrotaan käytetyn julkaisujärjestelmän version tuen loppuvan. Uudempi versio ei ole yhteensopiva, joten sivusto pitäisi tehdä uudelleen tai se on alttiina hyökkäyksille. Olisi taas kerran aika laittaa kaikki uusiksi. Puhtaalta pöydältä.

Liian moni sivusto kuolee nuorena

Koko sivuston uusiminen parin vuoden välein on haaskausta. Ennen lopullista päätöstä sivusto on yleensä jo kauan toteuttanut tarkoitustaan huonosti. Huonosti toimiva verkkopalvelu on karkottanut asiakkaita ja rahaa on jäänyt pöydälle.

Saamistamme tarjouspyynnöstä heijastuu toisinaan asioiden kasautuminen, jolloin ainoana ratkaisuna on koko sivuston tekeminen uudestaan. Näihin asioihin puuttuminen ajoissa olisi voinut pidentää käyttöikää vuosia. Kokemuksiemme mukaan yleisiä syitä verkkopalvelun ennenaikaiseen täysremonttiin ovat:

  1. Epämääräinen tarkoitus
  2. Vanhentunut ja kankea teknologia
  3. Kasaantuneet muutostyöt
  4. Sammaloitunut sisältö
  5. Hankala suhde toteuttajaan

Miten voit välttää sivustosi liian aikaisen lopun, säästää sivussa ison tukun rahaa ja varmistaa, että verkkopalvelusi toteuttaa tehokkaasti tarkoitustaan myös tulevaisuudessa?

1. Epämääräinen tarkoitus

Tarvitset selkeän vastauksen kysymykseen, miksi verkkopalvelusi on olemassa? Mikä on sivuston tärkein tehtävä ja miten tiedetään, kuinka hyvin verkkosivu toteuttaa tätä tehtävää? Näitä samoja kysymyksiä olemme toitottaneet vuosi toisensa jälkeen niin blogissa, workshopeissa ja Verkkopalvelun ostajan oppaassa.

Tarkoitukseksi voidaan valita esimerkiksi asiakashankinnan tai brandimielikuvan parantamisen. Selkeä tarkoitus toimii ohjenuorana suunnittelusta toteutukseen. Tarkoitus määrää mistä asioista kirjoitetaan, mitä korostetaan ulkoasulla ja mihin suuntaan verkkopalvelua kehitetään jatkossa. Tarkoitus estää epäolennaisuudet ja rönsyilyn.

Kun tarkoitus on hukassa, kävijät eivät löydä oleellista tietoa. Kun sivusto on suunnattu lähinnä kaikille, sisältö ei puhuttele ketään. Paras aika keksiä tarkoitus on mahdollisimman alussa. Nyhdämme pitämissämme workshopeissa vastauksia yllä oleviin kysymyksiin ja jos niitä ei ole, autamme muotoilemaan niihin vastaukset. Tarkoituksen keksiminen toteutuksen jälkeen on hankalaa, sillä on tehty jo kasapäin ratkaisuja, jotka eivät tue tätä tarkoitusta.

Selkeä tarkoitus on verkkopalvelusi perusta. Vahva perusta kestää pitkään ja sen päälle on hyvä rakentaa. Jos perusta on laho, seinien maalaaminen ei auta.

2. Vanhentunut ja kankea teknologia

Teknologia muuttuu ja kehittyy jatkuvasti. Tämä aiheuttaa kehitystarpeita myös verkkosivustoille. Esimerkiksi älypuhelinten yleistyminen vaati verkkosivuja toimimaan myös aiempaa pienemmillä näytöillä. Syntyi responsiivinen suunnittelu, jonka avulla sama sivusto mukautuu eri levyisille näytöille. Tämä trendi laittoi valtavan määrän sivustoja uusiksi ja uudistustyö jatkuu yhä. Virtuaalitodellisuus ja lisätty todellisuus saattavat tulevaisuudessa tuoda samankaltaisia suuria muutoksia.

Oma murheensa on julkaisujärjestelmän päivitykset. Osa vapaan lähdekoodin ja yksityisistä sisällönhallintajärjestelmistä hoitaa päivityspolitiikkansa niin, että suuret versiopäivitykset eivät ole takaisinpäin yhteensopivia – vanhemmalle versiolle tehtyä sivustoa ei voi päivittää uuteen versioon. Tämä pakottaa koko sivuston täysremontin. WordPressin kehitysfilosofiaan on aina kuulunut mutkaton päivittäminen. Suosittelemmekin lähes poikkeuksetta asiakkaillemme WordPressiä.

WordPress ja muut sisällönhallintajärjestelmät saavat säännöllisiä päivityksiä, jotka parantavat tietoturvaa, korjaavat bugeja ja lisäävät ominaisuuksia. WordPressissä päivityksen asennus voi hoitua napin painalluksella, mutta silti työhön kannattaa käyttää ammattilaista. Päivitys pitää ensinnäkin muistaa tehdä, ja toisekseen päivitysten jälkeen saattaa joskus joutua korjaamaan sivuston ominaisuuksia. Kuukausihintaisella ylläpidolla ammattilainen huolehtii päivityksistä ja korjaa virhetilanteet.

Julkaisujärjestelmän kankeus ja hankaluus mainitaan usein tarjouspyynnössä. Päätetään siirtyä WordPressiin. Käyttökoulutuksessa kuulee helpottuneita huokauksia ja koulutuksen jälkeen kiitetään helppoudesta erikseen. WordPress on suoraan paketista helppokäyttöinen ja parannamme usein itse käyttökokemusta entisestään. Valtavan lisäosatarjonnan ja laajennettavuuden ansiosta WordPress sopii moneen tarkoitukseen.

Verkkopalvelun sisällönhallintajärjestelmäksi suosittelemme useimmiten WordPressiä – sitä on kiva käyttää, se taipuu moneksi ja sen versiopäivitykset eivät pakota täysremonttiin.

3. Kasaantuneet muutostyöt

Verkkosivustoon tulee aina muutostarpeita. Halutaan lisätä tapahtumakalenteri, etusivun järjestystä pitäisi muuttaa, yhteydenottoa pitäisi selkeyttää. Kun nämä muutostarpeet hoidetaan ajallaan, sivuston käyttöikä pitenee. Kun rästissä on iso kasa muutoksia, sivustouudistus alkaa houkuttaa.

Miksi muutostyöt jäävät tekemättä? Töiden tilaaminen voi olla hankalaa ja vaatia korporaatiobyrokratiakoneiston hyväksynnän. Sivuston kehitykseen ei ole budjetoitu rahaa toteutuksen jälkeen. Sivuston toteuttajan osaaminen ei välttämättä riitä tai julkaisujärjestelmä ei taivu lisäominaisuuksiin.

Sovellamme lisätöihin asiakkaille etukäteen kerrottua tunti- tai päivähintaa. Autamme lisäominaisuuksien määrittelemisessä ja annamme kustannusarvion sekä aikataulun, jonka asiakas hyväksyy. Kysyminen ei maksa mitään. Olemme myös itse yhteydessä vanhoihin asiakkaisiimme ja kysymme sivuston kuulumisia. Kumppanuus ei lopu julkaisuun.

Aktiivista ja byrokratiasta vapaata kehitystä tuemme myös kuukausihintaisella vaihtoehdolla. Varaamme kalenteriin tietyn määrän tunteja joka kuukaudelle muutostöihin ja maksat palvelusta kiinteää kuukausihintaa. Näin laskut eivät vaadi hankalaa hyväksymiskierrosta, muutostöillesi on varattu aina resursseja ja kynnys muutoksiin on pieni.

Älä päästä muutostöitä kasaantumaan. Muutosten tekeminen ajallaan maksaa murto-osan täysremontista ja pidentää sivuston käyttöikää huomattavasti.

4. Sammaloitunut sisältö

Sisältö vaatii tarkastusta ja päivitystä myös julkaisun jälkeen. Pitääkö sivustosi tekstit enää paikkansa? Milloin Ajankohtaista-osioon on julkaistu jotain? Ovatko kieliversiot yhä ajan tasalla? Sivustouudistus on liian usein vaihe, jossa sisältö käydään läpi ja päädytään uusimaan suurin osa.

Sisällön päivittäminen vaatii vastuuhenkilöitä ja sille pitää varata aikaa. Jos kuka tahansa voi yrityksestä päivittää sisältöä, käy helposti niin, että kukaan ei päivitä sisältöä. Yhden henkilön ei tarvitse murehtia koko sivustosta vaan vastuun voi jakaa esimerkiksi sisältötyypeittäin: yksi hoitaa tapahtumakalenterin, toinen sisältösivut ja kolmas tuotteet. Kun muutostarpeita sisältöön tulee, vastuu on selkeä.

Järjestämme toteuttamillemme sivustoille käyttökoulutuksen, jossa kaikki oleelliset toiminnot näytetään. Olemme tehneet asiakkaan toiveesta myös kirjallisia ohjeita. Jos sisältöä päivittävä henkilöstö vaihtuu, käyttökoulutus voidaan järjestää uudelleen. Voimme auttaa myös kuukausihintaisella käyttötukipalvelulla, jolloin kuukausittain on varattu tietty tuntimäärä avuksesi sivuston käyttöön.

Voimme osallistua aktiivisesti myös sisällöntuotantoon. Jos paukut eivät riitä sisäisesti tuottamaan sisältöä, voit palkata copywriterin tai kääntäjän – voimme suositella myös muutamaa.

Varaa resursseja sisällön ylläpitoon ja päivittämiseen. Jos kirjoittaminen on pahinta mitä tiedät, hanki yrityksen ulkopuolelta apua.

5. Hankala suhde toteuttajaan

Sukset voivat mennä ristiin toteuttajan kanssa julkaisun jälkeen tai jo toteutusvaiheessa. Viesteihin ei vastata, muutospyyntöihin suhtaudutaan nihkeästi tai osaaminen ei riitä. Sisällönhallintajärjestelmän käyttö on kamalaa, mutta toteuttaja haluaa pitää siitä kiinni. Kitka heijastuu verkkopalveluun ja muutostyöt kasaantuvat.

Hankaluudet toteuttajan kanssa ajavat usein sivuston remonttiin. Järkevillä teknologiavalinnoilla, kuten WordPressillä, sivusto voi siirtyä toiselle tekijälle kivuttomasti. Yksityisellä sisällönhallintajärjestelmällä sivustosi on usein sidottu sopimuksella toimittajayritykseen eikä sivustoa saa ulos.

Miten valitset hyvän toteuttajan? Suosittelen valitsemaan vain toimijoita, joiden ydinosaamista on verkkopalveluiden toteutus. Tutki työnäytteet, lue asiakkaiden kokemuksia ja blogia. Hyvä kumppani ei ole yleensä halvin. Tulee kuitenkin halvemmaksi tehdä uudistusprojekti hyvin kuin tehdä se ensin huonosti ja uusia se sitten pian.

Hankala suhde toteuttajaan heijastuu verkkosivustoon. Valitse laadukas toteuttaja ja vaihda huonosti toimiva suhde parempaan.

Lopuksi: Verkkopalvelusi ei ole koskaan valmis

Varmin tapa ajaa sivusto remonttikuntoon on antaa sen olla julkaisun jälkeen. Sivusto tarvitsee aikaasi ja huomiotasi myös jatkossa. Sisältö vanhenee ellei sitä valvota. Muutos- ja lisätöitä ilmenee aina. Täysremontti on toisinaan paikallaan, mutta järkevillä valinnoilla sivuston ikää voidaan pidentää huomattavasti.