MeilimörköMonen mielestä sähköposti on aikakautemme pahin vitsaus. Omasta mielestäni sähköposti on taas yksi hienoimpia keksintöjä sitten siivutetun leivän. Kommunikoinnin muotona sähköposti on kahdenkeskisessä viestinnässä aivan yhtä merkittävä läpimurto kuin puhelin, kirjeposti tai tekstiviestit. Twitterin, whatsappien ja muiden työkalujen käytöllä on tietenkin paikkansa, mutta ei niillä bisnestä pyöritellä. 

Tämä ei tarkoita, etteikö meilimörön selättäminen voisi olla hankalaa. Olen itse sähköpostin tehokäyttäjä, ja pystyn pitämään sähköpostilaatikon typötyhjänä päivästä toiseen. Tämä siis siitäkin huolimatta, että päivässä puskee satoja meilejä postilaatikkoon. Ohessa muutama vinkki meilimonsterin selättämiseksi.

Käytä Gmailia

Googlen gmail on karseasta käyttöliittymästään huolimatta paras ja järkevin sähköpostivaihtoehto. Gmailin spämmifiltterit, labelit ja postilaatikon koko ovat lyömätön yhdistelmä. Lisäksi Gmailin spämmisuodatus on sen verran toimiva, että spämmin merkitys on käytännössä mitätön arkikäytössä.

Lue kun ehdit

Kun käsittelet sähköposteja, keskity siihen. Kun teet jotain muuta, pidä sähköpostiohjelma suljettuna. Tämä on yllättävän hankalaa. Jos teet keskittyneesti jotain, paras tapa tulla keskeytetyksi on pitää sähköpostiohjelma päällä ja näkyvillä koko ajan. Luulisi olevan myös selvää, että ei kannata pitää sähköpostiohjelmassa minkäänlaisia uuden sähköpostin saapumisääniä (koskee myös puhelinta). Parhaimpiin tuloksiin pääset, kun käsittelet meilit vain pari-kolme kertaa päivässä. Jos sinun täytyy pitää meiliohjelmaa auki koko ajan, laita meiliohjelma hakemaan meilit automaattisesti vaikka puolen tunnin välein.

Vastaa heti

Jos meilejä ei käsittele heti, ne jäävät helposti postilaatikkoon. Jos sinun ei tarvitse tehdä meiliin liittyen mitään, arkistoi se saman tien. Jos sinun täytyy vastata siihen lyhyesti (alle 5 minuuttia), vastaa heti (ihan sama aloitatko vanhimmasta, tärkeimmästä vai tuoreimmasta meilistä) ja arkistoi viesti. Jos meili vaatii enemmän miettimistä, jätä se viimeiseksi ja hoida helpoimmat meilit alta pois.

Jos se on vaikea, se on luultavasti tärkeä

Moni varmasti luki edellisen kohdan siten, että kivat asiat voi tehdä ja jättää sitten ne ikävät ja hankalat asiat jonnekin tulevaisuuteen. Ei. Helposti hoidettavat meilit käsitellään siksi, että päästään siihen hankalimpaan asiaan mahdollisimman nopeasti. Se hankalin meili on yleensä se tärkein, ja siihen vastaamiseen pitää varata aikaa. Keskity olennaiseen.

Käytä erillistä ToDo-listaa

Moni käyttää sähköpostiohjelmaa ToDo-listana. Jos meilin ainoa tarkoitus on toimia muistutuksena, sen paikka ei ole meiliboksissa vaan todo-listalla tai kalenterissa. Itse käytän Things:iä. Se on aivan mahtava ToDo-listojen hallintaan tehty työkalu, joka synkkaa tiedot sekä puhelimelle että koneille. Mitä ToDo-ohjelmaa käytätkään, valitse sellainen joka avautuu mahdollisimman nopeasti.

Ole oma portsarisi

Kaikkein pahimpia viestejä ovat sellaiset, joista ei oikein saa kiinni mitä viestissä halutaan. Yleensä ne ovat jonkinlaiseen epämääräiseen yhteistyöhön houkuttelevia ehdotuksia tai ilmaista ideasparrausta. Itse arkistoin ne yleensä heti, ja palaan asiaan jos saan asiaan liittyen toisen yhteydenoton. Ehkä.

Unohda uutiskirjeet

Uudelleenohjaa tai unohda uutiskirjeet. Uutiskirjeet ovat edelleen hyvä tiedonlähde, mutta niitä tulee helposti liikaa. Lopeta tarpeettomien uutiskirjeiden tilaaminen tai ohjaa ne toiseen spostilaatikkoon (tai aseta niille Gmailissa oma label) sitä mukaa kun niitä tulee. Jo parin kuukauden päästä sähköpostilaatikossasi on mukavan hiljaista.

Roboteille oma laatikko

Älä käytä erilaisiin palveluihin rekisteröitymiseen pääosoitettasi. Halusit tai et, palveluista alkaa tulla jos jonkinlaista soopameiliä sillä hetkellä kun rekisteröidyt käyttäjäksi. Osa viesteistä on kuitenkin tärkeitä, joten ne kannattaa lukea riittävän usein.

Älä lajittele

Gmailin oma haku on niin mainio, että vanhanaikainen kansioihin lajittelun ajattelumalli on tarpeeton. Älä käytä suotta aikaa lajitteluun, vaan klikkaa kylmästi kaikille viesteille “arkistoi” kun se on käsitelty.

Älä lässytä

Vastaa lyhyesti, ytimekkäästi ja selkeästi. Älä ole kuitenkaan töykeä, ja hymiöitäkin voi käyttää. Mitä tehokkaammin, selkeämmin ja ytimekkäämmin vastaat, sitä nopeammin viestittely loppuu ja asia tulee käsitellyksi. Joskus on myös parempi soittaa, jos meilin kirjoittaminen tuntuu mahdottomalta.

Näillä käytännöillä olen onnistunut pitämään sähköpostistressini minimaalisena ja postilaatikon puhtaana jo monta vuotta. Toivottavasti vinkeistä on apua sinullekin, ja jos mielessäsi on mahtava vinkki niin jaa se ihmeessä!