Verkkopalveluprojektissa aikataulujen yksi ongelmakohta on tyypillisesti sisällönsyöttö. Miksi se vaatii enemmän aikaa kuin luulisi ja miten siitä saisi tehokkaampaa? Tästä saat pari vinkkiä!

Sisällönsyöttö vaatii aikaa, varaa sille riittävästi!

Sisällönsyöttö tapahtuu projektissa vasta tuotantovaiheen jälkeen. Sisältöjen tuottamista ei kuitenkaan kannata jättää niin myöhään vaan sisällöt kannattaa tuottaa osittain jo ennen verkkopalvelun suunnittelua. Mitä enemmän sisältöä on valmiina, sitä helpompi on hahmotella sivuston kokonaisuutta ja sitä kevyemmin itse sisällönsyöttökin sujuu. Myös yllätykset pysyvät näin minimissä.

Koska sisältöjen pitää palvella verkkopalvelun käyttäjiä – eikä olla pelkästään seinällinen tekstiä tai kuvia – tekstejä joutuu usein muokkaamaan uuden sivun tarpeisiin. Aika usein sisällönsyöttövaiheessa huomataan, että jotain on muuttunut visuaalisesti tai toiminnallisesti alkuperäisiin suunnitelmiin nähden. Silloin sisältöjä pitää vähän päivittää, vaikka ne olisikin jo etukäteen oli tehty. Siksi aikaa pitäisi varata sisällönsyötölle mielummin aivan liikaa, kuin pikkuisen liian vähän.

Kuinka sisällönsyöttöä voi tehostaa?

aucor-sisällönsyötön-äärellä
Aucorin erikoisjoukot syöttämässä sisältöä ryhmätyönä.

Ennen sisällönsyöttöä täytyy määrittää valmiiksi henkilö tai tiimi, joka sisällönsyötön tekee, jotta kaikilla on tunnukset ja riittävät oikeudet tarttua toimeen, kun aika on. Koko porukalle kannattaa myös varata käyttökoulutus ja aikaa tutustua sivuun jo etukäteen. Järjestelmällisyys on erittäin tärkeä asia sisällönsyötössä ja etenkin jos tiimissä on useampia henkilöitä, roolit ja tehtävät täytyy pitää selkeinä.

Tässä myös muutama teknisempi asia, jotka vaikuttavat sisällönsyöttöön

Sisällön kopioiminen toisesta dokumentista

Onko tarkoituksena kopioida sisällöt suoraan jostain dokumentista WordPressiin? Kannattaa valita sisältödokumentin tiedostomuoto tarkasti jo etukäteen. Sisällön kopioiminen PDF-tiedostosta ei ole suotavaa, sillä kopioitu sisältö sisältää usein HTML-tageja, outoja välilyöntejä ja muutakin roskaa, mikä voi rikkoa sivun rakennetta. Sisällön kopioiminen Word-dokumentista onnistuu hyvin, mutta silti sisältö kannattaa liittää muotoilemattomana.

Protip: Voit liitä sisältöä muotoilemattomana uusimissa selaimissa näillä näppäinkomennoilla
Macillä CMD + Shift + V
Windowsilla CTRL + Shift + V

Sivupohja vai lohkorakenne?

Sisällönsyöttö on hieman erilaista riippuen siitä, onko sivuston toteutuksessa käytetty staattisempia sivupohjia vai lohkomaista sisällönrakennustapaa. Sivupohjat antavat sivustolle rakenteen, jossa tietyt sivutyypit pysyvät samanlaisina. Jos sivupohjaan on määritelty palsta oikeaan reunaan ja alas laatikko, niin nämä elementit löytyvät jokaisesta tällä sivupohjalla tehdystä sivusta. Sivupohjiin perustuvan sivuston ylläpito ja sisällönsyöttö on selkeämpää ja nopeampaa – mutta vaihtoehtoja on vähemmän.

Lohkorakenne puolestaan antaa sisällönsyöttäjälle mahdollisuuden rakentaa sivulle oman järjestyksen ja asettelun erilaisten valmiiden lohkojen perusteella. Lohkoista koostuvien sivujen sisällönsyöttö on työläämpää, sillä sisältöä ei voi yleensä kopioda kokonaan dokumentista sisältöeditoriin, vaan sitä pitää palastella eri lohkoihin. Toisaalta taas lohkorakenne antaa sisällön esittämiselle enemmän vapautta, mahdollisuuksia ja samoja lohkoja sisältöineen voi usein käyttää uudelleen toisillakin sivuilla, mikä voi pienentää sisällönsyötön työmäärää.

Molemmat vaihtoehdot ovat hyviä riippuen sivuston tarpeista. Kannattaa sopia toteutusmalli jo projektin alkuvaiheessa.

Uudelleenohjaukset unohtuvat helposti

Jos kyseessä on sivustouudistus – kuten yhä useammin näinä päivinä on – niin ennen sisällönsyöttöä pitäisi käydä läpi uuden sivuston osoiterakenne. Näin voidaan tehdä suunnitelma, miten vanhojen, katoavien sisältöjen uudelleenohjaukset hoidetaan. Uudelleenohjauksiin menee huomattavasti enemmän aikaa kuin uskoisi ja aina automatiikka ei ole paras ratkaisu. Joten valmistaudu manuaalityöhön ja jälleen varaamaan riittävästi aikaa.

Ei muuta kuin lemppari soittolista Spotifysta pyörimään ja sisältöä syöttämään. Ellei omaa ole, lainaa vaikkapa Teemulta 80’s soittolistaa!