Syksyn kovimman tarjousponnistuksen eli julkisen Sitra-kilpailutuksen päättymisestä on nyt kulunut reilut kolme viikkoa. On aika avata keissi vaikka kuinka tekisi kipeää! Tiivistettynä kävi kuin usein urheilussa: pelataan pitkä turnaus ja lopulta Ruotsi voittaa niukasti. Alla pidempi ja vähemmän hienhajuinen selontekomme Sitra.fi -kilpailutuksesta. Kuppi kahvia tai vastaavaa voi olla paikallaan, sillä tilitys ei ole lyhyt!

Elokuu, 2010. Homma lähtee liikkeelle kun tarjouspyyntö bongataan Hilmasta.  Kuten kuvauksesta näkyy, oli alusta asti selvää, että Sitra (Suomen itsenäisyyden juhlarahasto) oli hakemassa uutta mallia projektin kilpailutukseen ja samalla myös avoimempaa järjestelmää sivujensa moottoriksi. Sitran projektiblogista selviää, että kilpailutusta oli valmisteltu jo keväästä asti ja yksi vauhdinottokierroskin oli jo otettu.

Projekti oli määritelty Sitran toimesta avoimeksi projektiksi, josta oli tarkoitus ammentaa oppia niin tekijöille kuin tilaajillekin. Uutena tai ainakin harvinaisena mallina oli jo ensimmäisen vaiheen hakemuksessa henkilöresurssien tiukka sitominen hankkeeseen. Tähtipelaajien CV:illä ratsastelu ei siis tässä tapauksessa tulisi toimimaan.

Projektin aikajana lyhyesti:2.9.  Osallistumishakemus (Procurement)9.9.  Jatkoon toiselle kierrokselle (Invitation to tender)30.9.  Toisen kierroksen tulosten palautus (Tender)

7.10.  Kahden ”finalistin” julkistus

18.-22.10.  Testisprintti

1.11.  Voittajan julistaminen

Alkuvuodesta ja kesällä olimme piirrelleet ilmaan viivoja unelmaprojektista, jossa pääsisimme näyttämään kykymme ja nyt käsillä oli jotain sellaista. Halusimme haastaa itsemme ja näimme tässä projektissa potentiaalia siihen. Näimme myös mittakaavan sitä luokkaa suureksi, että pelkästään omin voimin emme selviäisi. Kumppaniksi löytyi kaupungin toiselta puolelta Syneus. Kun kumppani oli löytynyt, lukitsimme myös tekijät ja samassa yhteydessä myös käytettävän teknisen alustan eli Syneuksen osaamiseen pohjaten Djangon.

EU:n määräysten myötä tämän kokoluokan hankkeessa kaikki asiakirjat tehtiin englanniksi ja vaikka se lähtökohtaisesti (ja henkilökohtaisesti toim.huom.) tuntui pieneltä jarrulta, omasta työstä kertomiseen se sopi yllättävän hyvin – sanastoa löytyi. Oman kompetenssin avaamisessa tekstiksi olikin sitten ihan omat haasteensa kieliasiaan puuttumatta ja jälkikäteen saaduista pisteistä sai kullanarvoista tietoa, miten tuollainen teksti oikeasti pitäisi kirjoittaa. Kannattaa esimerkiksi varmistaa, että vastaa esitettyyn kysymykseen ja kaikkiin kohtiin. Voidaan toki myöntää, että tiimimme kaksi englannin natiivia taitajaa – Alun ja Glen – olivat meille myös selkeä etu kun haluttiin varmistaa dokumenttien laadukas kieliopillinen taso.

Ensimmäinen voitto

9.9. selvisimme ”Invitation to Tender” -vaiheeseen eli 8 parhaan joukkoon (procurementin lähettäneitä oli 33). Tähän väliin lyhyet tuuletukset ja eteenpäin sillä kirjallisen pipertelyn jälkeen koitti aika tuottaa konkreettista näytettä osaamisestamme niin konseptin, teknisen toteutuksen kuin dokumentoinninkin osalta. Aikaa oli kolmisen viikkoa, mutta työtkin piti tehdä ja samalla tietysti panostaa sopivan tiukasti tässä vaiheessa jo ihan todelliseen projektintynkään.

Kokoonnuimme hiomaan kuvioita muutamaan otteeseen ja muuten hommia paukuteltiin kasaan molemmilla toimistoilla Skype-chatin hehkuessa punaisena viestipiikeistä ja välillä myös viestien sisällöstä…  Osa leiskasi, osa rakensi järjestelmädemoa ja kaikki osalliset kirjoittivat.

Vision-dokumentissa oli kantavana ajatuksena tiivistää ajatuksemme Sitran uudesta sivustosta järkevään määrän ruutuja. Aluksi oli suunnitelmissa jopa hyvin tiiviit 4-5 ruutua, mutta loppujen lopuksi päädyttiin kymmeneen koska asioita ei kannattanut ahtaa liikaa yhdelle sivulle. (lopullinen visio-pdf julkaistiin Aucoraattorissa jo syyskuussa, tässä uusinta)

Pisteytyksen jako Tender-vaiheessa: (edit. luvut korjattu 29.11.)
yht. 100
Vision of the project result 15
Suggestions for the publishing tools 15
Price 30
Information concerning the maintenance 20
Working practices 20

Palautusdeadlineä edeltävien viimeisten tuntien aikana tuotokset luettiin ja syynättiin vielä kerran joukolla läpi ja viimeisen tunnin aikana paketti saatiin maailmalle. Hetken oli tyhjä olo ja odotus alkoi.

Toinen voitto

Todellinen haaste putosi lokakuun 7. päivänä kun selvisi, että selvisimme kahden parhaan joukkoon ja siten viikon testisprintille. Kärkipaikan nappasi tässäkin vaiheessa Deasign 80,6 pisteellä meidän jäädessä 70,8 pisteeseen. Kolmantena maaliin kirmasi sisäisessä veikkauksessamme kovimpien joukkoon rankattu Futurice 62,7 pisteellä. Erot olivat siis varsin selkeitä. Hillityn juhlahumun keskellä ehti myös analysoimaan pisteytyksiä lyhyesti ja voitettujen kohteiden lisäksi saatoimme myös laskea sopivan kokoisia tappioita, kuten esim. vision tiivistämisessä: 9 pinnaa 10 sivun esityksellä  vs. Deasignin 11 pinnaa 93 sivulla…

Sprintin alkuun oli aikaa reilu viikko ja arvelimme Skype-yhteydet siinä määrin haasteeksi, että jopa harjoittelimme esiintymistä webbikameran välityksellä muutamia kertoja ennen tosipaikkaa (kuva vieressä). Tämä osoittautuikin erittäin tehokkaaksi oppimismenetelmäksi sillä jo 15+15 minuutin panoksella ryhmän esiintymiseen löytyi 15 helposti korjattavaa esiintymisvirhettä.

Sprinttiä edeltävällä viikolla heräsi ajatus samaan tilaan siirtymisestä ja maanantaina osan työryhmästä ollessa Helsingissä Sprint Planningissa loput eli Sami & Anssi pakkasivat työkalut kainaloon ja siirtyivät Syneuksen vihreiden seinien sisälle. Hommat starttasivat toden teolla myöhemmin maanantaina kun kokoonnuimme valitsemaan lopulliset tehtävät product backlogista.

Keskiviikkoon mennessä sprintin kulusta oli jo kertynyt huomioita:

  • Burndown chartimme kaipasi viritystä, sillä tiimi alkoi kaivata edistymisen tunnetta ja nyt sitä ei syntynyt hommien maatessa ei-ihan-valmiina
  • ”Leiritys” samassa tilassa oli erittäin hyvä valinta. Muutto sujui hämmästyttävän ketterästi ja ainakin Aucorin väelle tehotyöskentely vierailijastatuksella toimi mainiosti.

Loppuviikko paahdettiin samaa tahtia ja valmiita tikettejäkin alkoi kertyä. Viikon opetuksia summattiin heti perjantain päätteeksi haastatteluvideolla. Oleellisimman tiivistävinä poimintoina nostaisin Samin kehittelemän ketterän web-mantran ”Do things fast, then do them again faster” ja Jannen pohdinnat leiskaamisen vaikeudesta sovitettuna viikon jaksoon. Vaikka jatkoimmekin ulkoasun kehittelyä suoraan edellisen vaiheen pohjista välikritiikin huomioiden, olisi palautetta kaivannut lisää sen muutaman päivän aikana jolloin leiskaa vielä pyöriteltiin photoshopissa.

Kello viiden kilahdettua perjantaina saattoi vain kiittää kisailun formaattia – ei tarvetta viilailuun tai jännäilyyn, kaikki oli paketissa, lähetettynä ja maanantaina odotti presentaatio (esitetyt ruudut alla).

Presentaatio meni rennoissa tunnelmissa Villen vetämänä melko lailla nappiin – virheitäkin myönnettiin. Saatoimme vain ajella kotiin odottelemaan kokonaisuuden kolmatta tuomiota. Pitkä kilpailu oli loppusuoralla, suorastaan maalilinjalla.

Kolmas voitt… ei vaan katkera tappio

Niin, ei sitten tullut voittoa, tuli kipeän niukka tappio. Neljällä pisteellä sadasta. Häviäjän nokkeluudella tiivistettynä voitimme laadussa, mutta hävisimme määrässä. Projektinhallinnassa tuli takkiin 2 pisteellä, voitimme työn laadussa 4 pisteellä ja työn tehokkuudessa otettiin taas neniin 6 pisteellä. (koko taulukko PDF-muodossa) Kohta kohdalta tarkasteltuna erityisen suuria eroavaisuuksia tai protestoinnin paikkoja ei vain millään löydy. Itse tuomaroiden neljän pisteen ero korjautuisi helposti, mutta tuomariston päätöksiin on tyydyttävä. Ainoana jälkiviisautena voimme todeta, että tehtäviä kohteita olisi pitänyt ahnehtia enemmän, koska siitä ei nähtävästi sakotettu.

Mutta mitä jäi käteen?

  • Viis tonnii! Summa ei ole suuri tehtyyn työhön nähden, mutta viis tonnii enemmän kuin useimmissa tarjouskilpailuissa :)
  • Näppituntuma siitä mitä kuusi henkeä tekee viikossa kun tehdään täysillä.
  • Hyvää kokemusta Scrum-mallista. Kahdesta yrityksestä koottu tiimikin hitsautuu nopeasti yhteen kun työtavassa on valmiina kelpo raamit.
  • Toivottavasti eväitä tuleviin suuriin julkisiin kilpailutuksiin niin meille kuin muillekin osallistujille.
  • Mukavasti näkyvyyttä, joka ei totisesti ollut ilmaista, mutta hienoa yhtä kaikki!
  • Kuten alla olevasta taulukosta näkyy, Drupal-pohjaisilla ratkaisuilla mentiin pitkälle. Tämä tietää hyvää kun katsotaan omia projektejamme. Kannattaa tutustua kokoamaamme tietopakettiin Drupalista.

Sen pituinen se projekti, kommentteihin tai muita viestintälinjoja pitkin voi huudella jos heräsi kysymyksiä. Vastaamme avoimessa hengessä :) Taulukko kovimmista kilpailijoista, pisteistä ja tekniikoista läpi kilpailutuksen:

Aucor + Syneus Deasign Futurice SEK & Grey + Nemein Javerdel + Digitaali + Brinkhill + Virtual Training Luxus Endero
Procurement 39,5 50 43,5 42 41,5 49 40,5
Tender 70,8 80,6 62,5 44,4 56,8 57,1 47,9
Test Sprint 79,5 83,5
Tekninen alusta Django Drupal MOSS Midgard MOSS Drupal EpiServer

Kootut linkit projektiin liittyen:

Edit 1.12.2010: Tietoviikko uutisoi aiheesta myöskin.