Kokeilimme puoli vuotta Aucorissa projektinhallintajärjestelmä Severaa. Kaunis ajatus oli, että saisimme niputettua useamman työkalun näppärästi yhden kirjautumisen alle, ja tästä tulisi sitten yritykselle aika- ja rahasäästöjä. Severa näytti – ainakin paperilla – lunastavan hyvin lupauksensa. Totuus kuitenkin kenki ikävästi kasseille.

Ensin hyvät:

  • Severa integroituu (oletettavasti, emme kokeilleet suolaisen API-hinnan vuoksi) kotimaisiin maksujärjestelmiin.
  • Laskuihin tulee automaattisesti kotimaiset viitenumerot.
  • CRM, tuntikirjaus, laskutus, matkalaskut ja projektinhallinta samassa paketissa.

Sitten huonot:

  • Hidas.
  • Monimutkainen.
  • API maksaa. Itse asiassa, kaikki maksaa.
  • Lisäosien testaus trial-versiossa lipsahtaa liian helposti tilauksen puolelle.
  • Surkea ja työtä jarruttava käyttöliittymä.
  • Ei iPhone-softaa. Mobiilikäytöstä ei tietoakaan.

Puolen vuoden Severa-käytön aikana minusta on tuntunut, että oman yritykseni tuotannon kokonaiskuvan seuraaminen on muuttunut hankalammaksi. Tämä aiheutuu luultavasti siitä, että projektien yleisnäkymää on hankala saada, tai se vaatii todella paljon aikaa ja kliksuttelua. Suurin osa projektin tiedoista makaa ihmisten korvien välissä ja postilaatikoissa, ja koska tiedon tallentaminen on hidasta ja ei-intuitiivista, tieto ei kulje.

Työhön liittyvät hallinnolliset asiat (projektitietojen säilytys, jakaminen, tuntien kirjaus, laskujen lähettely, ihmisten tietojen kirjaus CRM:ään) ovat aivan tarpeeksi puuduttavia toimenpiteitä jo muutenkin, joten sen päälle ei todellakaan kaipaa vielä lisäksi omaa ankeuskerrostaan. Työkalujen tulisi olla mahdollisimman läpinäkyviä, huomaamattomia ja intuitiivisia, jotta niiden käytöstä ei tule itsetarkoituksellista metatyötä. Eräs käyttäjistä totesikin osuvasti, että ”Severa loi tarpeen projektipäällikölle, koska työkalu vie niin paljon aikaa itse työltä”. Niinpä.

Mistä pääsemmekin hieman filosofisemmalle tasolle. Kannattaako valita työkalu, joka on välttävä kaikissa tarpeissa, vai monta erillistä työkalua, jotka ovat todella hyviä siinä mihin ne on tarkoitettu?

Nyt kun olemme kokeilleet molempia polkuja, olen täysin vakuuttunut siitä, että vain välttävästi toimivien työkalujen käyttämisestä ei ole mitään muuta kuin haittaa. Väärien ja vaikeiden työkalujen käytöllä kommunikointi vaikeutuu, työmotivaatio heikkenee ja kallisarvoista aikaa sulaa aivan väärien asioiden kanssa nysväämiseen.

Nopeat syövät hitaat

The Plex -kirjassa kerrotaan hyvin siitä, miten tärkeänä Google pitää latenssia (tai tarkemmin, mahdollisimman pieni latenssi on aina parempi). Nopeus tulee heidän prioriteeteissään aina ensimmäisenä tuotteita suunniteltaessa. Myös Basecampin suunnittelusta vastaava 37signals noudattaa nähdäkseni samaa periaatetta, ja se kyllä näkyy Basecampissä käytön nopeudessa. Kuvaavaa on, että kotimainen Severa on arkikäytössä selkeästi hitaampi verrattuna rapakon toiselta puolelta valuviin Basecampin bitteihin.

Kellotin huvikseni yleisimpiin tehtäviin kuluvaa aikaa, ja Basecamp pieksää Severan kirkkaasti kertoimella 2. Esimerkiksi taskin (Severassa aktiviteetti ja Basecampissa Todo-item) lisäämiseen menee Severassa keskimäärin 8,27 sekuntia minimisisällöllä, kun taas Basecampissa vastaavaan menee aikaa keskimäärin 2,37 sekuntia. Jos taas tosimaailmasta hakee projektin johon liitetään 2 ulkopuolista ihmistä ja 40 taskia, vie se Severalta 3x enemmän aikaa kuin Basecampilta. Aika tylyä.

Erityismaininnan Severa saa alvien pyöristyksestä. Jostain kumman syystä Severassa alveja ei pyöristetä laskun loppusummassa, vaan 2 desimaalin jälkeiset luvut leikataan. Tämä tarkoittaa sitä, että 23 % verokannalla esimerkiksi 1 187,50 euron laskusta Severa laskee alviksi 273,12 euroa eikä 273,13 euroa (tarkka alvin osuus olisi siis 273,125 euroa). Näkisin nuokin sentit mieluummin firmani tilillä.

Kiva että tuli kokeiltua, mutta siirryimme takaisin Basecamp/Highrise/Harvest –yhdistelmään, höystettynä Confluencella (Wiki). Ollapa pari satatonnista ylimääräistä, niin tehtäis itse parempi.