Tämä blogikirjoitussarja paljastaa, kuinka helpotamme verkkopalvelusi hallintaa. Sarjan edellisessä osassa kerroin miten opetamme käyttökoulutuksessa sinut hallitsemaan sivustoasi. Tässä osassa kerron miten tämä osaaminen säilytetään.

Käyttökoulutus sivuston hallintaan pidetään yleensä projektin loppupuolella. Sisällönhallintaan koulutetaan esimerkiksi organisaation markkinointipäällikkö ja viestintävastaava. Koulutuksen jälkeen he osaavat vaikkapa julkaista uutta sisältöä ja päivittää vanhentuneita tietoja.

Organisaatiot kuitenkin muuttuvat, kasvavat tai kutistuvat ajan myötä. Henkilöitä vaihtuu, vastuualueet muuttuvat sekä jo lomat väistämättä saavat aikaan sen, että ennemmin tai myöhemmin joku uusi henkilö sysätään julkaisujärjestelmän hallinnan uumeniin.

Mutta kaikkihan WordPressiä osaa käyttää?

Maailman käytetyimpänä julkaisujärjestelmänä WordPress on jo monelle tuttu. Suuri osa toiminnoista esimerkiksi sisällön julkaisuun, avainsanojen lisäämiseen ja kuvien hallintaan ovat hyvin samanlaisia sivustosta toiseen. Parhaassa tapauksessa uutisen julkaiseminen tai tekstin muuttaminen voi onnistua näppärästi keneltä tahansa.

Tilanne muuttu helposti kinkkiseksi laajoissa ja yrityksesi käyttötarkoitukseen varta vasten rakennetuissa toiminnallisuuksissa. Aivan sivustosi rakennuksen alussa määriteltiin sivustosi tavoite. Tämän tavoite on ohjannut koko sivuston toteutusta ja tapoja, joilla toimintoja kuuluu käyttää. Ilman tätä tietoa on mahdotonta ymmärtää, miksi uusi kirjoitus ei tule automaattisesti etusivulle tai mistä syystä kirjoitukseen pitäisi valita vähintään kolme asiasanaa.

Laajat kokonaisuudet pelottavat valtavalla määrällä valintoja. Kokonaisuus voi itsessään olla looginen ja helppokäyttöinen, mutta sen oppimisessa menee aikaa. Jokainen käyttää julkaisujärjestelmää joskus ensimmäistä kertaa, oli se kuinka helppokäyttöinen tahansa.

Mitenkäs se uusi käyttäjä taas lisättiinkään?

Ajan myötä jotkut asiat unohtuvat myös vanhoilta tekijöiltä. Joitain toimintoja tarvitsee niin harvoin, että joka kerta on ehtinyt sopivasti unohtamaan, mistä se löytyy, miten se nyt toimii ja mitä siihen taas piti laittaa.

Kaikkea tietoa ei varmasti alun perinkään pysty sisäistämään. Esimerkiksi verkkokauppa sisältää helposti niin paljon asiaa, ettei käyttökoulutuksessa millään jää mieleen kaikkea. Hymistelyn ja nyökyttelyn jälkeen totuus iskee ensimmäisen tilauksen lentäessä sisään – mitäs tälle pitikään tehdä?

Käyttöohje muistaa puolestasi

Pitkäikäisen sivuston hallintaan tarvitaan käyttöohje. Voit tietysti kirjoittaa sen itse ja jakaa sitä kollegoillesi. Käyttöohjeen tekeminen hautautuu kuitenkin helposti muiden työtehtävien alle ja ohjeesta tulee huomaamatta kovin suppea.

Suosittelen siis, että sivustosi toteuttaja kirjoittaa käyttöohjeen. Hän tietää, mitä kaikkia ominaisuuksia sivustolla on ja miten niitä käytetään. Eikä ohje jää taatusti tekemättä, kun maksat siitä.

Viimeiseksi pitää keksiä vielä sopiva formaatti: PDF, sivu intranetissäsi, tulostettu paperinippu vai jotain muuta? Tärkeintä on, että ohje löytyy helposti ja sitä pystyy luontevasti täydentämään myöhemmin. Paperinivaska jonkun pöytälaatikossa voi sisältää monilta osin vanhentunutta tietoa jo yllättävän pian.

Kehitimme sähköisen ohjeen

Rakensimme asiakkaillemme käyttöohjeen, joka taipuu niin pitkiin lukusessioihin kuin pienten nippelitietojen löytämiseen. Ohje on suojattu salasanalla ja löytyy verkosta – voit lukea sitä millä laitteella haluat ja jakaa linkkejä kollegoille tai esimerkiksi intranettiisi.

Miten sähköinen käyttöohjeemme auttaa sisällöntuottajia?

  • Käyttöohje ei vanhene. Ohjetta pystytään päivittämään sitä mukaan, kun uusia ominaisuuksia rakennetaan.
  • Ohje ei huku. Näet linkin ja salasanan ohjeeseen heti, kun kirjaudut sivustollesi.
  • Tieto löytyy helposti. Jokaisessa ohjeessa on kattava sisällysluettelo ja ohjeen sisäinen haku.
  • Ohje on helppo jakaa. Voit jakaa suoran linkin mihin tahansa ohjeen otsikkoon kollegallesi.

Tutustu sähköiseen käyttöohjeeseen