Tämä blogikirjoitussarja paljastaa, kuinka helpotamme verkkopalvelusi hallintaa. Sarjan edellisessä osassa kerroin miten suunnittelussa ja toteutuksessa taataan sisällöntuotannon helppous. Tässä osassa kerron miten koulutamme sinut tuottamaan ja hallitsemaan sivustosi sisältöä.

Käyttökoulutus järjestetään usein, kun kaikki on valmiina ja toteuttaja nostaa kätensä ilmaan. Olemme kuitenkin huomanneet paremmaksi tavaksi järjestää sen jo aikaisemmin, vaikka kaikki ei ole vielä valmista. Sisällöntuotanto vie helposti enemmän aikaa ja vaivaa kuin luulisi.

Mitä nopeammin pääset luomaan sisältöä sen parempi.

Kuka kutsutaan käyttökoulutukseen?

Käyttökoulutukseen kokoontuvat yrityksestäsi sisällöntuotantoon osallistuvat henkilöt. Koulutus ei ole paikka esitellä uutta sivustoa koko yritykselle tai koota kaikkia vapaana olevia istuskelemaan siltä varalta, että he joskus saattavat käyttää sivustoa. Sinun pitää siis tietää vastuuhenkilöt sivustosi hallintaan.

Kouluttamaan tulee henkilö, joka on ollut tekemässä sivustoa – ei projektipäällikkö eikä myyjä. Tämä henkilö on ollut mukana projektin alusta asti. Hän tietää esimeriksi miksi ingressi päätettiin laittaa omaan hallintakenttäänsä ja miten se on teknisesti tehty. Mukana voi tietysti olla esimerkiksi projektipäällikkö, sillä muistiinpanoja, kehitysideoita ja tarkastettavia asioita tulee varmasti.

Mitä käyttökoulutuksessa tapahtuu?

Käyttökoulutuksessa on tarkoitus opettaa sinulle perusasiat sisällönhallintaan. Koulutuksen jälkeen olet valmis hallitsemaan sisältöä itsenäisesti. Opit käyttökoulutuksessa esimerkiksi:

  • Kuinka luot itse uusia sivuja ja artikkeleita.
  • Miten huomioit hakukoneet ja saavutettavuuden sisällössäsi.
  • Miten voit esikatsella ja tallentaa luonnoksia ennen julkaisemista.
  • Kuinka voit upottaa sisältöön kuvia ja videoita.

Aivan varmasti koulutuksessa jää asioita käymättä. Taatusti jotkin asiat ovat unohtuneet jo seuraavana päivänä. Tietenkin tulet törmäämään vielä tilanteisiin, joista koulutuksessa ei puhuttu.

Käyttökoulutuksen ei ole tarkoitus yrittää pakkosyöttää sinulle kaikkea mahdollista tietoa sivuston hallinnasta. Se on vain lähtötaso. Koulutuksen jälkeen sinulla on tarpeeksi tietoa ryhtyä oman osuutesi eli sisällön kimppuun.

Miten käyttökoulutus pidetään?

Käyttökoulutus voidaan pitää kokoontumalla kaikki samaan paikkaan tai etänä videopuhelulla. Osallistujilla on mielellään oma läppäri mukana, jolla asioita voi samalla etsiä itse, klikkailla ja kokeilla. Kädet puuskassa istumalla tulee helpommin uni kuin ahaa-elämys.

Olen aikoinani testannut myös käyttökoulutusta videotallenteena ja pelkkää PDF-muotoista ohjeistusta. Ei ole kuitenkaan lähiopetuksen voittanutta. Jo pienellä etäisyydellä videopalaverissa kukaan ei uskalla kysyä mitään ja varsinkaan videotallenteelta ei voi kysyä tarkennusta. Läsnä oleva koulutuksen vetäjä tietää jo koulutettavien ilmeistä menevätkö asiat perille vai täytyykö pitää tauko.

Mitä jos osaa jo?

WordPress on maailman käytetyin julkaisujärjestelmä. Tästä johtuen projektista löytyy helposti ihmisiä, jotka ovat jo kokeilleet tai käyttäneet WordPressiä. Monissa sivustouudistuksissakin WordPress on sekä nykyisen että uuden sivuston pohjana.

Koulutus ei keskity vain siihen mistä tietyt ominaisuudet löytyvät ja miten käytät niitä. Koko sivustoprojekti aloitettiin miettimällä tavoitteita. Koulutuksessa käydään asioita läpi tältä kantilta. Painotetaan miten näitä WordPressistä löytyviä ja siihen räätälöityjä ominaisuuksia käytetään tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

Olet ehkä käyttänyt esimerkiksi kategorioita ennenkin. Silloin niitä saatettiin lisäillä sen enempää suunnittelematta. Nyt meillä voi olla hyvin erilainen tarkoitus kategorioiden käyttöön esimerkiksi ohjaamaan sisältöä eri kohderyhmille. Pelkkä tieto, miten jotain ominaisuutta käytetään, ei siis riitä.

Käyttökoulutuksessa ei käydä läpi vain miten ominaisuuksia käytetään vaan myös mihin niitä on tarkoitus käyttää.

Kauas käyttökoulutuksessa käydyt asiat karkaavat

Käyttökoulutus on vain alku. Sivusto kehittyy sen jälkeen. Harvemmin tehtävät asiat unohtuvat. Sisällöstä vastaavat henkilöt vaihtuvat. Uusi sisällöntuottaja päätyy pahimmillaan ohjaksiin ilman mitään ohjeistusta.

Näihin haasteisiin olemme kehittäneet sähköisen käyttöohjeen. Tätä ohjetta päivitetään samassa tahdissa sivustosi kanssa ja se sisältää ohjeet myös niihin harvemmin tarvittaviin ominaisuuksiin kuten esimerkiksi lomakkeiden luomiseen. Seuraavassa osassa kerron kuinka sähköinen käyttöohje pelastaa unohduksilta, harhailulta ja kömmähdyksiltä sisällönhallinnassa.

Osa I: Tavoitteet, tarpeet ja rajaukset
Osa II: Suunnittelu ja toteutus