Tämä blogikirjoitussarja paljastaa, kuinka helpotamme verkkopalvelusi hallintaa. Ensimmäinen osa keskittyy verkkosivuprojektin alkuun ja vahvan perustan luomiseen.

Kun sisällönhallinta on kankeaa, sisältöä ei jakseta päivittää. Verkkosivujen julkaisutahti laantuu. Nykyinen sisältö sammaloituu eivätkä tiedot ole ajan tasalla. Kävijät tottuvat hakemaan tiedon jostain muualta.

Ehkä julkaisujärjestelmää osaa käyttää vain pari henkilöä. Uudet käyttäjät suoriutuvat yrityksen ja erehdyksen kautta. Osa toiminnoista on unohtunut ja jotkut asiat on totuttu kiertämään omilla kikoilla.

Lopulta hankaluudet sisällönhallinnassa voivat viedä koko sivuston ennenaikaiseen hautaan.

Ilman tavoitetta on vain arvauksia

Ilman selkeää yhteistä tavoitetta sivustolle jokaisella projektissa on hieman omanlainen näkemys tarpeista. Graafikko suunnitteli blogin. Kehittäjä rakensi tietopankin. Projektipäällikkö pyysi verkkolehteä. Toimitusjohtaja olisi halunnut verkkokaupan. Lopputuloksena kukaan ei ole tyytyväinen.

Toisaalta kun tavoitetta ei tiedetä, halutaan että kaikki on mahdollista. Täytyy päästä vaikuttamaan otsikon väriin, tekemään ruudulle lävähtäviä modaaleja ja valtavia kuvakaruselleja – ei välttämättä nyt, mutta jos joskus vaikka tarvitsee. Syntyy suunnaton maailmanhallintajärjestelmä, jota on kömpelö käyttää ja työläs ylläpitää.

Sinun täytyy pystyä vastaamaan, miksi sivustosi on olemassa. Mikä on sen tärkein tavoite? Mistä tiedät, että sivusto on onnistunut tavoitteessaan? Vastaus näihin kysymyksiin on elintärkeä kompassi, joka kertoo edistääkö jokin ratkaisu asettamaasi tavoitetta.

Älä tyydy toteamaan, että sivusto on olemassa markkinoimaan yritystä. Markkinointi on välivaihe. Lopullinen tavoite on esimerkiksi tuotteen myyminen, jäsenmäärän kasvattaminen tai mahdollisten asiakkaiden yhteystietojen kerääminen.

Me tivaamme sinulta vastauksia

Et pääse helpolla kun työskentelet kanssamme. Lähetämme aluksi sinulle joukon ennakkotehtäviä, joissa sinun täytyy kirjoittaa selkeät vastaukset esimerkiksi tavoitteista, kohderyhmistä ja sisällöistä. Joudutte kokoontumaan projektista päättävien ihmisten kanssa ja päättämään yhteisen linjan.

Me tarkastamme vastaukset. Ilman vastauksia ei kannata alkaa suunnittelemaan ilmettä tai toteuttamaan sivustoa. Jos vastauksia ei kuulu, sivustosi ei etene.

Kun vastaukset on kirjoitettu, järjestämme workshopin, jossa käymme yhdessä läpi vastaukset. Autamme epäselvissä kysymyksissä, haastamme ideoita sekä ehdotamme muutoksia ja parannuksia. Workshopin lopuksi kaikki osapuolet tietävät missä mennään nyt ja millaista verkkopalvelua ollaan rakentamassa.

Yhteinen näkemys tavoitteista on sivustosi perusta. Kun tavoitteet on hyvin mietitty ja kaikkien tiedossa, päätökset eivät perustu arvailuun ja siihen yhteen hienoon kilpailijasi sivustoon.

Älä pimitä tietoa

Avoimuus on välttämätöntä tavoitteellisen sivuston rakentamisessa. Esimerkiksi webkehittäjä tekee satoja päätöksiä sivustosi toteutuksessa, vaikka olisit jo tehnyt tarkat suunnitelmat viestintätoimiston ja graafisen suunnittelijan kanssa. Tiedon pitää tavoittaa kaikki.

Jos haluat kertoa digitoimistolle tavoitteista ja taustoista vain murusia, he arvailevat loput. Nämä arvaukset ovat sitten enemmän tai vähemmän linjassa tavoitteidesi kanssa. Lopulta sisällönhallinta on hankalaa, koska sitä ei ole tehty tarpeisiisi ja sisältöösi sopivaksi.

Tavoitteiden rajaus ja avoin viestintä ovat kriittisiä. Sinulta vaaditaan kykyä tehdä päätöksiä ja rajauksia sivustostasi. Me nyhdämme sinulta tietoa, autamme ja neuvomme. Jos tämä pohjatyö jää tekemättä, seuraavissa osissa käsiteltävät jatkotoimet eivät pelasta sivustoasi.

Seuraavassa osassa kerron, miten sisällönhallinnan helppous saavutetaan verkkopalvelun suunnittelussa ja toteutuksessa.