Usein yrityksillä on käytössä tapahtumien, rekryilmoitusten tai tiedotteiden hallintaan jokin järjestelmä, jonka sisällöt kannattaisi esittää verkkosivuilla. Ehkä sivuston koko pääsisältö, kuten tuotteet, jälleenmyyjät tai jäsenyritykset, majailevat eri paikassa. Miten nämä saadaan verkkosivuille?

On upotuksia ja sisällön siirtoja

Ulkopuolista sisältöä voidaan esittää joko erilaisilla upotuksilla tai siirtämällä sisältöä itse sivustolle. Kun sisältö siirretään WordPressiin, näkyy se sivustolla kuin mikä tahansa sinne luotu sisältö. Se tulee silloin myös muokattavaksi WordPressiin, löytyy sivuston haulla ja saa oman osoitteensa.

Upotuksissa sisältö jää alkuperäiseen järjestelmäänsä ja sitä esitetään sivustolla iframe-kehyksestä tai suoraan rajapinnasta. Upotusten muokattavuudessa ja käytettävyydessä on usein rajoitteita. Esimerkiksi iframen kautta toimivaan tapahtumakalenteriin ei välttämättä saa suoria linkkejä eikä upotuksen tyyleihin pysty vaikuttamaan.

Suosittelemme yleensä sisällön siirtämistä WordPressiin, sillä se tarjoaa laajat mahdollisuudet sisällön esittämiseen ja muokkaamiseen. Lisäksi kun esitetyllä sisällöllä on omat osoitteensa, voidaan siirretystä sisällöstä saada hyötyä myös sivuston Google-näkyvyydelle.

Oivahymy kokoaa elintarvikealan valvontatulokset mm. ravintoloista, ruokakaupoista ja leipomoista. Taustajärjestelmä tarjosi poikkeuksellisesti jo valmiit toiminnot ja näkymät raporttien hakuun. Voitiin siis luoda iframe-upotus ilman sisällön siirtämistä ja haun rakentamista uudelleen.

Kertasiirto vai toistuvaa päivitystä?

Kertasiirto voi olla riittävä, jos tietoa päivitetään siirron jälkeen itse WordPressissä. Siirron aineisto, kuten vaikkapa tuotetiedot, on voitu koota useammasta lähteestä käsin Excel-tiedostoon, josta tiedot siirretään WordPressiin omiksi tuotteikseen. Sisältöjen siirrot vanhalta sivustolta tai vanhasta julkaisujärjestelmästä ovat myös kertasiirtoja.

Sisällönsiirto voidaan myös automatisoida tapahtumaan esimerkiksi kerran päivässä. Automaattinen päivitys voi poistaa sivustolta suljetut työpaikkailmoitukset tai päivittää tietoja jo aiemmin tuotuihin tapahtumiin. Toistuvat päivitykset ajoitetaan yleensä kauas sivuston ruuhka-ajoista vaikkapa aamuyöhön.

Vaikka WordPressille on saatavilla useita valmiita siirtotyökaluja kuten WP All Import, voi siirron monimutkaisuus, suuri määrä sisältöä tai hyvin tiheä päivitysrytmi vaatia työkalulta enemmän. Tällaisissa tapauksissa räätälöity integraatio on järkevä vaihtoehto ja suoriutuu siirrosta jopa kymmeniä kertoja valmisratkaisuja nopeammin.

Immuno Diagnostic tarjoaa verkkokaupassaan 100 000 tuotetta kliiniseen tutkimukseen ja diagnostiikkaan. Valtavaa tuotelistaa hallitaan Google Drivessä ja tuotetiedot siirtyvät räätälöidyllä integraatiolla sivustolle päivittäin. Synkronointiin menee vain minuutteja eikä se aiheuta katkosta sivustolla.

Sisällön siirtelijä luonnollisessa elinympäristössään.

Missä muodossa sisältö on saatavilla?

Rajapinnat

Modernein tapa on rajapinnat, jotka tarjoavat tietoa standardissa muodossa (esim. JSON, XML tai CSV), jolloin niiden lukemiseen ei aina vaadita räätälöintiä. Rajapinta tarjoaa esimerkiksi www-osoitteen, josta tapahtumakalenterin tiedot saa haettua tietämättä mitään itse taustajärjestelmän rakenteesta tai toiminnasta.

Siirtotiedostot

Ulkoinen järjestelmä voi myös muodostaa siirtotiedoston ja toimittaa sen esimerkiksi valmiiksi palvelimelle tiettyyn hakemistoon. Siirtotiedostostojen lukeminen ja käsittely vaatii usein räätälöityä työtä, koska niitä ei ole rakennettu standardien mukaan. Siksi siirtotiedoston käyttö tarkoittaa yleensä rajapintaa työläämpää integraatiota ja kalliimpaa hintaa.

Suoraan toisesta järjestelmästä

Tietoa on mahdollista hakea myös suoraan toisesta järjestelmästä esimerkiksi tietokantakyselyllä. Tällaista integraatiota ei kannata normaalisti ikinä tehdä, sillä se avaa helposti tietoturva-aukkoja järjestelmien välille sekä tekee integraatiosta hyvin hauraan kohdejärjestelmän päivityksille. Kannattaa siis aina suosia rajapintoja tiedonlähteenä jos se on mahdollista.

SOL hallitsee työpaikkailmoituksia erillisessä järjestelmässä. Avoimia paikkoja on yleensä tarjolla satoja. Integraation teko sujui vikkelästi ja toiminta on luotettavaa, koska järjestelmä tarjoaa selkeän XML-rajapinnan.

Pitääkö tietoja käsitellä siirrossa tai täydentää myöhemmin?

Ulkopuolelta siirrettävä sisältö ei aina sisällä kaikkea tarvittavaa tietoa tai on muodossa, joka vaatii yhdistelyä, muunnoksia ja lisäyksiä. Osa muutoksista voidaan automatisoida: päivämäärien muotoa voidaan vaihtaa, liitetyt kuvat voidaan ladata mediakirjastoon ja tiedotteelle voidaan lisätään kategorioita jonkin tietokentän perusteella.

Joskus siirto vaatii myös manuaalista läpikäyntiä. Sisältö saatetaan esimerkiksi kuvittaa vasta WordPressissä tai etusivulle nostettuja tuotteita hallitaan käsin. Ensisijaisesti kannattaa automatisoida kaikki manuaalinen työ pois, sillä käsin tehtävät muutokset kuormittavat sisällöntuottajia jatkuvasti.

Jos siirrettävä tieto saadaan jo lähtötilanteessa sopivampaan muotoon, sillä voidaan vähentää automatiikan tarvetta. Usein rajapinnan hallintaan ei kuitenkaan ole pääsyä, jolloin vaaditaan ainakin jonkin verran automaattista käsittelyä.

Tietokeskus hallitsee tapahtumia Lyytissä. Tapahtumia tuodaan sivustolle 10 minuutin välein ajettavalla synkronoinnilla. Uudet tapahtumat eivät mene heti julki, vaan niiden sisältöä rikastetaan kuvilla, aikataululla tai puhujien esittelyllä WordPressissä. Sisällöntuottajien aikaa kuitenkin säästyy ja tiedot pysyvät varmasti ajan tasalla, kun ne päivittyvät suoraan Lyytistä.

Yksinkertainenkin automaatio voi säästää aikaa johonkin muuhun.

Paljonko integraatio maksaa?

Työmäärältään kertasiirrot ja toistuvien siirtojen rakentaminen ovat suuruusluokkaa 1–3 henkilötyöpäivää. Digitoimistojen hintaluokassa se tarkoittaa yleensä noin 1000–3000 euroa. Tietysti oikein yksinkertaiset siirrot voivat sujua hiukan nopeammin ja monimutkaisemmat vaativat puolestaan enemmän työtä.

Koska siirrossa on monia arvaamattomia tekijöitä sisällön määrästä rajapintaan ja automaatioon, tarjotaan integraatioita yleensä tuntihintaisena työnä kiinteiden arvioiden sijaan. Arvio työmäärästä vaatii aina pohjatyötä sisällön järjestelmästä ja siirron luonteesta.

Saat tarkempia työarvioita, jos pystyt toimittamaan kuvauksen ja esimerkkidataa käytettävästä järjestelmästä. Dokumentaatio ja yhteyshenkilö kannattaa siis etsiä jo etukäteen.

Kaikkea sisältöä ei aina kannata hallita WordPressissä

Kaikkia toimintoja ei tarvitse väkisin hoitaa julkaisujärjestelmän kautta. Vaikka WordPressille on tarjolla kymmeniä lisäosia vaikkapa tapahtumien hallintaan, voi yrityksen omiin tarpeisiin sopivampi tapahtumajärjestelmä löytyä toisaalta. Sisällönsiirroilla voidaan kohtuullisella työmäärällä taata kävijöille saumaton kokemus ja vähentää sisällöntuottajien työtaakkaa.

Sisältöjen toistuva päivitys toisesta järjestelmästä ja monen järjestelmän käyttö ristiin on keskikokoisten ja suurten sivustojen arkipäivää. Se ei ole ongelma. Sivustosta voi nimittäin rakentaa sisällön kohtaamispaikan.

Olemme Aucorissa tehneet monenlaisia kertasiirtoja ja toistuvia integraatioita WordPressille. Tee siirtosi ja ota yhteyttä.