Tämä kirjoitus on osa blogikirjoitussarjaa, jossa paljastan Aucorin liikesalaisuuksia. Neljännessätoista osassa vilautamme Aucorin tiedonhallinnan kivijalkaa.

OS X server Wiki

Jokainen yritys tarvitsee paikan, johon voi säilöä yrityksen sisäistä tietoa. Useimmassa yrityksessä puhutaan intrasta, mutta se on melko liukuva käsite, eivätkä näkemäni intranet-ratkaisut ole olleet kauhean vakuuttavia. Yleensä intraprojekteista tulee mahdottoman kokoisia maailmanhallintahimmeleitä, joista ei sitten loppujen lopuksi ole mitään hyötyä arkityössä. Intranettiä parempi työkalu sisäisen tiedon välittämiseen ja säilöntään on wiki.

Mitä vaihtoehtoja kokeillimme?

Otimme Aucorissa käyttöön melko alkuvaiheessa Atlassianin Confluencen omaan hostaukseen, mutta se oli tarpeisiimme nähden aivan liian raskas, ja toisaalta markkinoilla ei ainakaan tuolloin ollut edullista Confluencea SaaS-palveluna. Olemme kokeilleet aikaisemmin myös mediawikiä ja Drupalin Open Atriumia, mutta molemmissa oli omat ongelmansa.

Päädyimme käyttämään toimiston tiedostopalvelimella pyörivää OS X Serverin omaa wikiä, joka sopii tarkoitukseensa paremmin kuin hyvin. Applen wikiratkaisu ei ominaisuuksilla kauheasti juhli, mutta ei se vaadi myöskään jatkuvaa silittelyä ja ylläpitoa. Se on pienelle toimistolle melko ideaali ratkaisu, ja ei ole vielä ainakaan kaduttanut. On sekin säätämisaika jäänyt laskutettavan työn tekemiseen.

Mikä wiki valita?

Wiki kannattaa valita organisaation koon ja tarpeiden mukaan, mutta jos noista jotain pitäisi suorilta jotain suositella PK-yritykselle, valitsisin Confluencen. Omin voimin sitä ei tosin kannata alkaa räpeltämään, vaan ottaa sitten järeämpää nostovoimaa wikeihin erikoistuneilta yrityksiltä (tällainen on esimerkiksi Ambientia – disclaimer: Ambientian teknologia- ja palvelujohtaja istuu Aucorin hallituksessa).

Wiki ei sovellu kaikille yrityksille. Jos väkeä tai jaettavaa/säilytettävää tietoa on vähän, wiki voi olla vähän liian järeä työkalu.  Jos taas yritys on laajempi, ihmiset eivät välttämättä ole samassa toimipisteessä, säilytettävää tietoa on paljon tai organisaatiossa on pelko hiljaisen tiedon haihtumisesta, wiki on olennainen lisätyökalu. Viestintää kun ei voi ikinä olla liikaa.

Mitä kannattaa huomioida?

Wikissä tärkeintä on päättää heti alussa, mitä tietoa sinne aiotaan säilöä, ja kuka huolehtii tiedon ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Kiusauksena on vain dumpata kaikki sisältö wikiin, ja antaa tiedon hapantua hiljalleen käyttökelvottomaksi. Tiedolla täytyy olla siis omistaja, joka vastaa siitä että tieto on ajantasaista. Aucorin kokoisessa yrityksessä se on vielä suhteellisen helppoa, koska käyn itse suhteellisen säännöllisin väliajoin lanaamassa wikistä vanhoja sisältöjä ja kärvästelen sitten asianomaisille, jos tieto ei ole enää validia.

Yrityskäyttöön kannattaa valita sellainen wiki, jossa on mahdollisuus perustaa erilaisia työtiloja. Näihin työtiloihin on sitten helpompi kiinnittää ihmisiä, ja käyttöoikeudet valitaan sen mukaan. Esimerkiksi hallinnolliset ja HR-asiat täytyy pitää aika visusti vain asianosaisten saatavilla, kun taas yrityksen yleiset asiat voivat (ja pitäisikin olla) kaikkien saatavilla.

Oman wikimme esimerkkirakenne on yksinkertaistettuna tällainen:

  • Yleiset yritysasiat (käytännöt, työntekijäohjeet, sisäiset asiat).
  • Hallintoasiat (hallintoon littyvät käytännöt ja dokumentit).
  • Palvelimet ja teknologia-asiat (palvelinkuvaukset, käytännöt ja muistiinpanot).
  • Projektit (projektidata, jota ei voi säilyttää esimerkiksi Basecampissa).
  • Aucor Flight Manual (Aucorin “salainen kastike”).

Jokaisella yrityksellä on tietenkin omanlaiset tarpeensa, ja wikin rakenne kannattaakin suunnitella yrityksen rajoitteet ja toimintakulttuuri huomioiden. Oma kokemus on osoittanut, että ei kannata lähteä tekemään liian montaa erilaista projektitilaa, vaan pysytellä ehdottomassa minimissä. Tällöin tietoa pystyy jäsentelemään helpommin ja wikistä on eniten hyötyä. Kannattaa aloittaa pienin askelin, ja laajentaa sitten wikiä sitä mukaa, kun ihmiset omaksuvat wikin osaksi yrityksen viestintää.