Tämä kirjoitus on osa blogikirjoitussarjaa, jossa paljastan Aucorin liikesalaisuuksia. Seitsemännessä osassa tunnustan tarjousten tuottamisen toimenpiteet.

Kun tarjouksen pohjatyö on tehty, on aika tehdä itse tarjous. Tarjouksen tekeminen on enemmän taidetta kuin tiedettä, vaikka viime kädessä kyse onkin vain hinnasta ja ehdoista. Jokaisessa tarjouksessa pitäisi olla mainittuna vähintään nämä elementit:

  • Tarjoajan tiedot (yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja verkkosivun osoite).
  • Tarjouksen vastaanottaja (yrityksen nimi, henkilön nimi, henkilön titteli ja yhteystiedoista ainakin sähköpostiosoite tai puhelinnumero).
  • Tarjottava palvelu tai tuote.
  • Mahdolliset optiot, eli palvelut ja tuotteet, jotka voidaan tilata erikseen.
  • Tarjottavien palveluiden hinta ja mahdolliset lisäkustannukset.
  • Maksuehdot, eli milloin laskutetaan, onko laskutus sidottu johonkin työvaiheeseen, mitkä ovat hyväksytyt maksutavat ja niin edelleen.
  • Tarjouksen voimassaoloaika, eli mihin päivämäärään mennessä asiakkaan on hyväksyttävä tarjous.
  • Tarjottava aikataulu.
  • Immateriaalioikeudet, eli mitä oikeuksia asiakkaalle siirtyy ja missä vaiheessa.
  • Hyväksyntä, eli milloin työ tulkitaan asiakkaan puolelta hyväksytyksi.
  • Rajaukset ja lisäehdot, eli mitä asioita tarjous ei sisällä.
  • Tarjoajan yhteystiedot, päivämäärä ja allekirjoitus nimenselvennyksineen.

Noiden lisäksi tietenkin riippuu alasta ja yrityksestä, millaisia asioita tarjoukseen laitetaan. Nyrkkisääntönä voisi pitää, että tarjous kannattaa pitää mahdollisimman yksinkertaisena ja selkeänä, jotta asiakas ymmärtää helposti mitä on tilaamassa ja millä ehdoilla.

Tarjouksien kirjoittaminen on kuitenkin melko työlästä, koska muistettavia asioita on niin paljon ja tarjouspyynnöt voivat olla melkein mitä vain. Vaikka yrityksellä olisikin hyvin tuotteistetut palvelut, niiden sorvaaminen asiakkaiden vaihteleviin vaatimuksiin voi olla joskus hyvinkin haasteellista.

Olemme saaneet erittäin hyvää palautetta selkeistä tarjouksistamme. Siitä on kiittäminen mahtavaa tarjoustyökaluamme.

Selmoar – tehokas tuote tarjousten kirjoittamiseen

Selmoar on itse koodaamamme työkalu, jolla tarjousten kirjoittaminen on tehty mahdollisimman kivuttomaksi. Selmoariin lisätään ensin yleiset ehdot, tuotteet ja palvelut, ja sen jälkeen voidaan tehdä erilaisia tarjouspohjia erilaisiin tarpeisiin. Meillä on erikseen tarjouspohjat esimerkiksi julkishallinnon tarjouskilpailuihin, Drupal-toteutuksiin ja niin edelleen. Samoja ehtoja ja tuotteita voi myös käyttää eri pohjissa, ja niitä kaikkia ylläpidetään samasta paikasta. Tämä säästää aikaa ja vähentää päällekkäistä työtä, koska samoja ehtoja ja lisäyksiä ei tarvitse tehdä moneen eri paikkaan.

Selmoar – tarjouskone

Kuvassa: Selmoarin Dashboard.

Selmoarin käyttämisestä on muutama hyvin olennainen hyöty:

  • Nopeammin tiukkaan asiaan. Kun tarjouksen tekemisen peruspuitteet ovat kunnossa, tarjouksen kirjoittaja voi keskittyä pelkästään olennaiseen.
  • Kirjoitusvirheiden ja aivopierujen minimointi. Kun käytössä on valmiiksi mietityt ja hiotut tarjouspohjat, virheiden määrä vähenee.
  • Tasalaatuinen tarjous kirjoittajasta riippumatta. Oman työurani aikana olen huomannut, että jokainen tarjouksen kirjoittaja haluaisi kikkailla tarjouksen eri muotoiseksi ja -näköiseksi. Yhden miehen yrityksessä tämä onkin ok, mutta heti jos yritys on yritys eikä päiväkerho, tarjousten täytyy noudattaa yhtenäistä linjaa.
  • Matalampi kynnys tarjousten kirjoittamiseen. Tarjouksen kirjoittaminen voi tuntua monen mielestä ahdistavalta, koska huonolla tarjouksella kauppa menee sivu suun tai – vielä pahempaa – työ tehdään tappiolla. Kun käytettävissä on valmiita tarjouspohjia, vähemmän myymiseen tottunutkin henkilö uskaltaa helpommin tarttua tarjouksen tekemiseen.

Selmoarin tärkein anti on kuitenkin se, että tarjousta kirjoittaessa voi keskittyä siihen olennaisimpaan, eli mitä tarjotaan asiakkaalle, millä aikataululla ja mihin hintaan. Kaikki muu standardiehdoista ulkoasuun on kuitenkin epäolennaista taustahälyä, johon kulutettava aika on pääsääntöisesti turhaa. Selmoarissa kaikki ylimääräinen läski tarjouksen kirjoitusajasta on leikattu pois.

Kaikkein parasta tietenkin on, että Selmoar on ilmainen. Emme ole valitettavasti ehtineet jalostamaan siitä rahaa tahkoavaa hittituotetta, joten emme siitä tässä vaiheessa kehtaa pyytää rahaakaan. Siitä vain rekisteröitymään käyttäjäksi!