suomeksi | in english
Kirjoitti 18.4.2012 | 13 Kommenttia

Kokeilimme puoli vuotta Aucorissa projektinhallintajärjestelmä Severaa. Kaunis ajatus oli, että saisimme niputettua useamman työkalun näppärästi yhden kirjautumisen alle, ja tästä tulisi sitten yritykselle aika- ja rahasäästöjä. Severa näytti – ainakin paperilla – lunastavan hyvin lupauksensa. Totuus kuitenkin kenki ikävästi kasseille.

Ensin hyvät:

  • Severa integroituu (oletettavasti, emme kokeilleet suolaisen API-hinnan vuoksi) kotimaisiin maksujärjestelmiin.
  • Laskuihin tulee automaattisesti kotimaiset viitenumerot.
  • CRM, tuntikirjaus, laskutus, matkalaskut ja projektinhallinta samassa paketissa.

Sitten huonot:

  • Hidas.
  • Monimutkainen.
  • API maksaa. Itse asiassa, kaikki maksaa.
  • Lisäosien testaus trial-versiossa lipsahtaa liian helposti tilauksen puolelle.
  • Surkea ja työtä jarruttava käyttöliittymä.
  • Ei iPhone-softaa. Mobiilikäytöstä ei tietoakaan.

Puolen vuoden Severa-käytön aikana minusta on tuntunut, että oman yritykseni tuotannon kokonaiskuvan seuraaminen on muuttunut hankalammaksi. Tämä aiheutuu luultavasti siitä, että projektien yleisnäkymää on hankala saada, tai se vaatii todella paljon aikaa ja kliksuttelua. Suurin osa projektin tiedoista makaa ihmisten korvien välissä ja postilaatikoissa, ja koska tiedon tallentaminen on hidasta ja ei-intuitiivista, tieto ei kulje.

Työhön liittyvät hallinnolliset asiat (projektitietojen säilytys, jakaminen, tuntien kirjaus, laskujen lähettely, ihmisten tietojen kirjaus CRM:ään) ovat aivan tarpeeksi puuduttavia toimenpiteitä jo muutenkin, joten sen päälle ei todellakaan kaipaa vielä lisäksi omaa ankeuskerrostaan. Työkalujen tulisi olla mahdollisimman läpinäkyviä, huomaamattomia ja intuitiivisia, jotta niiden käytöstä ei tule itsetarkoituksellista metatyötä. Eräs käyttäjistä totesikin osuvasti, että ”Severa loi tarpeen projektipäällikölle, koska työkalu vie niin paljon aikaa itse työltä”. Niinpä.

Mistä pääsemmekin hieman filosofisemmalle tasolle. Kannattaako valita työkalu, joka on välttävä kaikissa tarpeissa, vai monta erillistä työkalua, jotka ovat todella hyviä siinä mihin ne on tarkoitettu?

Nyt kun olemme kokeilleet molempia polkuja, olen täysin vakuuttunut siitä, että vain välttävästi toimivien työkalujen käyttämisestä ei ole mitään muuta kuin haittaa. Väärien ja vaikeiden työkalujen käytöllä kommunikointi vaikeutuu, työmotivaatio heikkenee ja kallisarvoista aikaa sulaa aivan väärien asioiden kanssa nysväämiseen.

Nopeat syövät hitaat

The Plex -kirjassa kerrotaan hyvin siitä, miten tärkeänä Google pitää latenssia (tai tarkemmin, mahdollisimman pieni latenssi on aina parempi). Nopeus tulee heidän prioriteeteissään aina ensimmäisenä tuotteita suunniteltaessa. Myös Basecampin suunnittelusta vastaava 37signals noudattaa nähdäkseni samaa periaatetta, ja se kyllä näkyy Basecampissä käytön nopeudessa. Kuvaavaa on, että kotimainen Severa on arkikäytössä selkeästi hitaampi verrattuna rapakon toiselta puolelta valuviin Basecampin bitteihin.

Kellotin huvikseni yleisimpiin tehtäviin kuluvaa aikaa, ja Basecamp pieksää Severan kirkkaasti kertoimella 2. Esimerkiksi taskin (Severassa aktiviteetti ja Basecampissa Todo-item) lisäämiseen menee Severassa keskimäärin 8,27 sekuntia minimisisällöllä, kun taas Basecampissa vastaavaan menee aikaa keskimäärin 2,37 sekuntia. Jos taas tosimaailmasta hakee projektin johon liitetään 2 ulkopuolista ihmistä ja 40 taskia, vie se Severalta 3x enemmän aikaa kuin Basecampilta. Aika tylyä.

Erityismaininnan Severa saa alvien pyöristyksestä. Jostain kumman syystä Severassa alveja ei pyöristetä laskun loppusummassa, vaan 2 desimaalin jälkeiset luvut leikataan. Tämä tarkoittaa sitä, että 23 % verokannalla esimerkiksi 1 187,50 euron laskusta Severa laskee alviksi 273,12 euroa eikä 273,13 euroa (tarkka alvin osuus olisi siis 273,125 euroa). Näkisin nuokin sentit mieluummin firmani tilillä.

Kiva että tuli kokeiltua, mutta siirryimme takaisin Basecamp/Highrise/Harvest –yhdistelmään, höystettynä Confluencella (Wiki). Ollapa pari satatonnista ylimääräistä, niin tehtäis itse parempi.

13 Kommenttia

  1. Perttu Havulehto
    23.4.2012

    Itse kokeilimme erästä toista kotimaista CRM-Projektinhallinta ohjelmistoa. Kun esitin huoleni latausajoista, joiden olin kellottanut olevan välillä 5-30 sekuntia tallennusten ja muiden klikkausten yhteydessä, toimittaja oli suorastaan ylpeä siitä, että valtaosa latauksista oli kestänyt vain sen 5 sekuntia. Järjestelmän vaihto tuli aika nopeasti ajankohtaiseksi…

  2. Janne Jääskeläinen
    23.4.2012

    5 sekunnin viiveet alkavat olla jo sellaisia, että mieluummin jättää tekemättä. 30 sekuntia on jo aika paljon. :D

  3. Heikki Hyppänen
    23.4.2012

    Kokeilin aikani Severaa joskus yli vuosi sitten. Paras puoli oli monipuolinen ja muokattava haku-/raporttitoiminto. Tuntilistan täyttäminen oli kohtuullisen mukavaa verrattuna ”firman antamiin” järjestelmiin, joskin Harvest vie siinä voiton.

    Huonoin puoli oli käyttöliittymä: valikoiden hidastettu aukeaminen, toimintojen ripottelu sinne tänne ja yleinen sekavuus. Järjestelmä oli todella kiinni tuntilaskutuksessa, jos sellaista kirjanpitoa oli tehty, mutta jostain syövereistä se ”vapaamuotoisen” laskun lähettäminen lopulta löytyi.

    Nyt kombona Billings (Mac OSX) ja ProCountor (Selain + Java). Jälkimmäinen ei ole mikään käytettävyyden ylistys, mutta laskuttaminen ja kululaskujen teko on suoraviivaista.

  4. Janne Jääskeläinen
    23.4.2012

    Raportit ovat Severassa ihan mukavasti ajateltu (ja niiden päälle rakentuukin itse asiassa kaikki näkymät), mutta käytännössä niiden käyttö oli kankeaa. Esimerkiksi vähänkään erikoisemmat (tai tavallisemmat) tuntiraportit eivät mahtuneet mitenkään järkevästi samaan näkymään.

    Billings oli muistaakseni myös ihan siedettävä, taisin käyttää sitä aikanaan melkein vuoden.

  5. Kalle Kaitala
    23.4.2012

    Jos 30 sekuntia tuntuu pitkältä ajalta odotella jotain ihan ihkaoikeaa toimintoa… Käytössämme on eräs järjestelmä jossa tarkistetusta laskusta takaisin laskulistaan siirtyminen kestää yleensä useamman MINUUTIN. Ilmeisesti tällä kohtaa ajetaan aina joku tietokantahaku, joka lukee läpi taulun jossa on dataa järjestelmän käyttöönotosta alkaen (2000-luvun alku). Aika harvoin sitä laskut yli kuukautta seisoo käsittelemättä. Paitsi nyt kun ahkerimmilla menee hermot.

  6. Janne Jääskeläinen
    23.4.2012

    Ja hauskintahan tuollaisessa on järjestelmässä on, että siinä rangaistaan vanhoja asiakkaita. Mitä pidempään on asiakkaana, sitä enemmän dataa, sitä kauemmin kestää… :D

  7. Niko Nyman
    23.4.2012

    37 Signals komboon suosittelisin vielä projektisuunnittelun avuksi Liquid Planneria. Erinomainen best case / worst case ajatteluun perustuva MS Projectin korvike, joka kaupan päälle antaa vielä tärkeää näkyvyyttä deadlinejen epävarmuuteen.
    http://www.liquidplanner.com/

  8. Janne Jääskeläinen
    23.4.2012

    Liquidplanneria kokeilin pikaisesti (taisi olla Neil Patelin suosituksesta), ja siinä on paljon hyviä juttuja. Erityisesti best case / worst case ajattelumalli on mukava lisä.

  9. Janne Hirvonen
    23.4.2012

    Toimittajan vastaus:
    Pahoitteluni että olet kokenut palvelumme huonona. Tuotteen seuraava julkaisu (10.5.) sisältää yli 40 parannusta käyttönopeuteen. Testiaineistolla tehdyt puolueelliset mittaukset lupaavat merkittävää nopeutusta. Samassa julkaisussa muutamme myös alv:n pyöristystä. Ei enää sentin alennuksia pyytämättä ja yllätyksenä laskuille.

    Filosofiasta: en näe että Severa on yleistyökalu vaan hyvinkin fokusoitu työkalu asiantuntijayrityksille. Severaa käytetään koska ei haluta useita erillistyökaluja.

    Kiitos asiallisesta palautteesta.
    Janne Hirvonen
    Tuotepäällikkö
    Visma Severa Oy

  10. Janne Jääskeläinen
    23.4.2012

    Propsit toimittajalle reippaasta esilletulosta, ja hyvä kuulla, että muutoksia on kehitysputkessa! Eiköhän niistä ole iloa maksaville asiakkaille. :)
    Meidät houkutteli Severan piiriin juurikin se, että kaikki oli samassa paketissa.

  11. Vierailija
    24.4.2012

    ”Testiaineistolla tehdyt puolueelliset mittaukset lupaavat merkittävää nopeutusta.”

    Lause vie pohjan kaikilta Severan mittauksilta ja tutkimuksilta.

  12. Perttu Tolvanen
    24.4.2012

    Basecamp/Highrise/Harvest -kombo on minusta aika selkeä. Samaa käytän itsekin, ja siinä on kyllä todelliset best-of-breed-työkalut eri tarkoituksiin. Ymmärrän myös hyvin houkutuksen saada ”integroidumpi” ohjelmistokokonaisuus. Täten suorastaan harmi kuulla, että Severan kanssa on ollut ongelmia. Itse juuri siirrän pientä konsulttitoimistoani Zervantin asiakkaaksi, joka korvannee minulta Harvestin, mutta tarjoaa samassa paketissa laskutustyökalut – ja mm. verkkolaskutuksen.

    Miten käytätte Confluencea? Firman intrana ilmeisesti? Miksei Backpack ole kelvannut? Itselläni on Backpack intranettina, mutta ymmärrän kyllä että se on jäänyt 37 Signalssilla hieman sivurooliin verrattuna Highriseen ja Basecamppiin. Ja Confluence on toki suunnattu monella tapaa juuri teidänkaltaisille softataloille (etenkin OnDemand). Olisi kuitenkin kiva kuulla lisää käytöstänne.

  13. Janne Jääskeläinen
    24.4.2012

    Zervanttia katselin myös, se vaikuttaa oikein hyvältä startilta. Jostain syystä en vaan vielä uskaltanut hypätä kelkkaan.

    Confluence on käytössä firman intrana, jossa on säilöttynä kaikki ohjemateriaalit, projektidata, muistiinpanot ja kaikki sekalainen sälä jota ei ole järkevää muualla säilyttää. Confluence on meidän kokoluokassa ehkä vähän overkill. Ja tietty omasta, kontrolloidusta ympäristöstä on myös vähän turvallisempi mieli.

    Backpack on ”ihan kiva”, mutta se ei oikein sovellu suurempiin tekstimääriin. Writeboardit ovat aina olleet mielestäni 37signalsin tuotteissa heikoin lenkki, koska niiden käyttö on vaan jotenkin tahmaista. Wikimerkkauksessa on myös puolensa.

    Tosin, jos ikinä löytyy Confluencea nopeampi & notkeampi wikiratkaisu (voisi olla hostattukin, jos on järkevän hintainen), niin sitä kyllä kokeiltaisiin.

Vastaa

Aucor Oy

Logomo Byrå,
Köydenpunojankatu 14,
20100 Turku
Saapuminen & pysäköinti

040 577 0215
asiakaspalvelu@aucor.fi

Y-tunnus: 2202642-0

Olemme parasta luottoluokkaa.

Aucor Oy on parasta luottoluokaa.Aucor Oy on AAA® luottoluokituksen saanut yritys. Kyseiseen luokitukseen yltää Suomessa vain 3,5 % kaikista yrityksistä.

AAA® luottoluokitus on korkein mahdollinen.

Ensimmäistä kertaa ostoksilla?

Verkkopalvelun ostajan opasVerkkopalveluiden ostaminen voi tuntua hankalalta. Asiakkaidemme elämää helpottaaksemme kirjoitimme verkkopalvelun ostajan oppaan juuri sinulle!

Lue lisää!